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5. Manejo del efectivo - Banca electrónica

Capítulo 5

MANEJO DEL EFECTIVO - BANCA ELECTRÓNICA

 

por José Saúl Velásquez Restrepo

INTRODUCCIÓN

La inflación, en mayor o menor grado, es un fenómeno  mundial por lo que se impone la necesidad de que los hombres de negocios aprendan a convivir con ella, de la misma manera que los cafeteros de algunos pueblos aprendieron a producir en medio de la roya. Debido al incremento de precios, el manejo del efectivo se volvió tópico de especial importancia en nuestra época. Es una acción caracterizada por la búsqueda de mecanismos que permitan incrementar la velocidad de circulación del dinero; tenemos que pensar igual que la gente de los países con inflación galopante: el billete quema las manos, daña las cajas fuertes y pudre los colchones.

Mientras más rápido circule la moneda, en menor proporción pierde su capacidad adquisitiva. La banca, que tradicionalmente ha sacado partido del descuido de las personas en este aspecto, ha entrado con vigor en ese mercado respetando el derecho de su cliente a aumentar el kilometraje del efectivo. La banca electrónica representa un excelente avance, que ya está al alcance de cualquier persona del común.

1. MECANISMOS PARA EL MANEJO DEL EFECTIVO

A. Adecuada selección del banco
B. Concentración del dinero en pocas cuentas
C. Acuerdos especiales
D. Usar los cheques flotantes o retenidos
E. Mantener cuentas de ahorro y corrientes con negociaciones especiales
F. Utilizar el sistema de consignación nocturna
G. Abrir cuentas nacionales
H. Establecer buenas relaciones con sus clientes
I. Manejar el cheque nacional
J. Aprovechar la experiencia
K. Utilizar la banca electrónica

A. ADECUADA SELECCIÓN DE BANCOS: si la cifra promedio a depositar se considera alta se recomienda la utilización del concepto emitido por una firma calificadora de riesgos  y el método de puntos similar al implementado para otorgar cupos de crédito (josavere).los bancos están compitiendo por el dinero. El cliente no debe perder de vista que los negocios deben ser buenos para ambas partes como base de unas relaciones duraderas.

Después se pasa a estudiar aspectos no menos importantes como la gama de servicios, haciendo hincapié en aquellos que más se  necesitan en el caso particular. Por ejemplo, si en razón del tipo de negocio se tiene que movilizar mucho dinero en efectivo, las facilidades de transporte podrían llegar a ser factor determinante. La vecindad es otro factor de mucha importancia, porque facilita y reduce el tiempo de transacciones y disminuye el riesgo de atracos, robos, etc., en caso de que no se pueda utilizar la banca electrónica.

Anteriormente era muy común un dicho popular: "no existen bancos sino banqueros"; queriendo decir que las relaciones con el ejecutivo bancario, eran lo más importante. Con la banca electrónica la tendencia mundial, es que en el marco de la globalización, no valdrá ser amigo del gerente para la autorización de un sobregiro ni para conseguir un préstamo. Las sucursales en el ciberespacio, con gerentes virtuales, constituyen el siguiente paso en la evolución de la oferta de servicios financieros a través de la tecnología. Sin embargo, el componente humano no dejará de ser quien facilite la utilización de determinadas operaciones en una cuenta de banca virtual; es recomendable manejar buenas relaciones, porque se logran muchos beneficios y se evitan costos. Además de esto, es importante anotar, que el banco seleccionado debe tener una buena cobertura tanto en el ámbito nacional, como  en el internacional para facilitar todo tipo de operaciones.

B. CONCENTRACIÓN DE DINERO EN POCOS BANCOS DEBIDAMENTE CALIFICADOS: con una buena selección se minimiza el riesgo y en consecuencia se hace menos importante la aplicación del principio de diversificación. De esta forma puede  resultar más ventajoso tener pocas cuentas con saldos y movimientos apreciables lo que, a su vez, traería el beneficio de estar perfectamente identificados y atendidos por la administración del banco, facilitándose cualquier clase de operación.
Lo que sí se recomienda enfáticamente, por razones tanto prácticas como de control interno, es adoptar la política de abrir dos cuentas de nómina, para usar una cada mes, alternativamente. Con el uso de las dos cuentas, en el plano práctico se facilita la conciliación mensual de esta cuenta, que involucra gran cantidad de cheques girados, la mayoría de los cuales quedan pendientes de cobro (téngase en cuenta que, como generalmente ocurre, el pago se hace el último día del mes). Desde el punto de vista de control interno, permite detectar de un vistazo si, al cabo de un mes, todavía quedan algunos cheques pendientes de cobro, lo que, en el caso particular de la nómina, es indicio de un manejo fraudulento por parte del pagador o, en todo caso, de un comportamiento atípico, que se debe analizar.

C. ACUERDOS ESPECIALES: resulta muy conveniente entrar a negociar una línea de crédito aún cuando no se requiera, simplemente para tener un factor de tranquilidad para un evento inesperado como podría ser un sobregiro causado por un cheque devuelto por un banco, etc.
Negociación de tarifas de remesas, traslado de fondos de otras ciudades, aceptación de sobregiros temporales, referencias etc., constituyen ejemplo de servicios que se deben solicitar y  que se deben celebrar. Debe tenerse gran cuidado con las remesas, a las cuales les tratan de sacar el cuerpo los bancos, debido a la exagerada lentitud de su pago y los altos costos que cobran por comisiones.

D. UTILIZACIÓN DE CHEQUES FLOTANTES O RETENIDOS: por diversas circunstancias, no siempre los beneficiarios de los cheques cobran con la prontitud  que deberían hacerlo, como se explica ampliamente en este artículo.
Mediante un efectivo mecanismo de información  y análisis, se logra saber qué disponibilidad resulta de esta situación y se puede utilizar el efectivo con el necesario cuidado para que no se presente insuficiencia de fondos  cuando se llegue en el momento de cobro de los cheques respectivos  por parte de los beneficiarios o girados.
Este tipo de comportamiento, permite a la empresa jugar con un cierto rango de tiempo, mientras genera más efectivo, para utilizar los fondos disponibles, cubriendo otras necesidades urgentes, mientras el cobro de los cheques  es debitado de  la cuenta corriente. Este tipo de operaciones es muy común en los fines de semana si se tiene  tiene la expectativa de ingresos muy ciertos al reiniciar labores en el siguiente día hábil.

E. PROGRAMACIÓN DE PAGOS: el programa de pagos resultante de la proyección del efectivo permite priorizar y determinar fechas de pago. Conviene un manejo prudente para no perder prestigio de cumplimiento en los pagos.
Es de mal gusto la práctica común que se enmarca en el muy conocido aviso "pagos únicamente los viernes después de las 3 p.m.". Es elegante, al adquirir compromisos tener presentes las fechas de vencimiento, utilizando al máximo posible, la ventaja que puede dar el calendario.
A manera de ejemplo, no conviene hacer una compra de mercancía a recibir antes de un día festivo porque se perdería tiempo, a menos que se trate de un bien para ser comercializado o utilizado de inmediato; los períodos de vacaciones, huelgas, etc. exigen especial cuidado en materia de programación de pedidos.

F. MANTENER CUENTAS DE AHORRO Y CORRIENTES CON NEGOCIACIONES ESPECIALES: en determinados casos se presentan desembolsos que necesariamente se tienen que reunir por partes en función de su cuantía, por la imposibilidad de  recaudar su total en un solo día. Supóngase una tesorería con ingresos  promedio de un millón de pesos diarios. Se aproxima la época de navidad y los desembolsos por primas legales y extralegales al personal valen un total de diez millones. En este caso, corresponde al director de finanzas tomar las debidas precauciones para hacer un fondo con ahorros programados.
Una cuenta de ahorros le sirve para ello y, además genera renta por intereses. A propósito de lo anterior, es muy importante estudiar las condiciones de liquidación de intereses en cuanto a fecha y saldos para que el beneficio sea efectivo. Otras alternativas para este fin son las cédulas de capitalización, los fondos de inversión y las entidades especializadas para hacer ahorro, incrementando el capital.

G. UTILIZAR LA CONSIGNACIÓN EN HORARIOS EXTENDIDOS: muy recomendable en negocios donde mucha parte del ingreso se presenta en las horas de la tarde y noche como en el caso de centros de diversión en general. De esta forma, se reduce el riesgo de robo, atraco etc., obviamente, en la medida en que se tomen las precauciones para realizar las operaciones correspondientes, además de tener el dinero disponible en cuenta corriente lo más rápido posible.

H. ACUERDOS PARTICULARES CON CLIENTES: utilizando unas buenas relaciones se les puede solicitar que al consignar en la cuenta única nacional informen inmediatamente para que en la tesorería de la empresa se conozcan las disponibilidades de fondos, etc. Dichas prácticas se pueden implantar a través de medios mucho más dinámicos como el internet, e-mail (correo electrónico), líneas especializadas que de manera automática e inmediata reportan de manera ágil  la consignación, etc.

I. MANEJAR EL CHEQUE NACIONAL: estos son cheques que pueden ser cobrados o consignados en cualquier oficina del banco en el país. Representa gran seguridad, porque evita tener que viajar con grandes sumas de efectivo.

J. APROVECHAR LA EXPERIENCIA: la acumulación de experiencia va dando gran conocimiento acerca de los clientes, los proveedores y demás entidades con las que se relaciona el ejecutivo de finanzas, lo cual le permite estimar con mayor precisión su flujo de fondos y enfrentar situaciones difíciles a base de unas buenas relaciones, una charla oportuna, un temperamento sereno, etc.
Lo reprochable es el uso de las prácticas irresponsables y de mal gusto como el pago de las obligaciones con cheque de plazas muy difíciles de hacer efectivas en razón de la distancia o, con errores deliberadamente cometidos en su elaboración, etc.

K. BANCA ELECTRÓNICA (B. E.): 

el servicio de Banca Electrónica se obtiene mediante un convenio especial que opera en un computador de la empresa en línea (en tiempo real) conectado a un computador central del banco, que acorta las distancias geográficas, lleva la oficina del banco a la empresa y reduce el tiempo, el más escaso de los recursos en el mundo empresarial; disminuye costos y reemplaza las oficinas tradicionales por virtuales. Se caracteriza por su exclusividad; acceso directo mediante claves para distintos tipos de utilizaciones; base de datos propia y asistencia técnica permanente.

La Banca Electrónica  confluye en la intersección de tres elementos que han evolucionado en forma conjunta y paralela: por una parte, hardware y software, por otra, telecomunicaciones, y finalmente los servicios financieros; en donde la revolución  se ha materializado de manera más evidente, es en el ámbito de las telecomunicaciones y en algunas plataformas tecnológicas, que hacen de esto una realidad.

En la cibersociedad no hay cheques, ni talonarios de ahorro, ni formularios de solicitud de crédito, ni recibos de pago; lo que sí hay en millones de transacciones a través de la red. El éxito dependerá de la capacidad de la entidad financiera para ofertar sus productos en forma eficiente y eficaz, con operaciones sencillas que puedan resultar de uso masivo, pues las elevadas inversiones en tecnología llegan a ser rentables sobre la base un alto número de clientes y transacciones.
La banca electrónica permite realizar transacciones de forma confiable mediante la utilización de tres tipos de claves: operativa, de autorización y de tarjeta. Ofrece confidencialidad debido a que los datos se envían encriptados y comprimidos evitando que se pueda infiltrar información. Al comprimirlo, a la vez que se ahorra gran cantidad de espacio de memoria electrónica, también se logra disminuir el costo de transmisión.
Por la agilidad y comodidad que ofrece, es ideal para realizar transacciones financieras desde la oficina o el hogar; reduce los riesgos inherentes al uso de mensajeros, manejo y transporte de efectivo; disminuye los costos de papelería y su elaboración.
A pesar de tantas ventajas como ofrece, tiene el gravísimo problema del riesgo de pérdida de la información. Si llega a ocurrir por cualquier circunstancia, se destruye la confiabilidad del sistema. Este riesgo se puede eliminar o reducir mediante frecuentes copias de soporte (back-up), que se conservan en medios magneticos externos, almacenados en lugares a prueba de robo, incendio, inundación y otros siniestros). Otro riesgo frecuente es la interceptación de la línea (cuando se hace) por delincuentes en el momento de hacer una transacción, con lo que  un impostor puede efectuar retiros u otras operaciones en la cuenta, suplantando al cuentahabiente titular.

2. ESQUEMA GENERAL DE LA BANCA ELECTRÓNICA

Tan importante desarrollo presta grades servicios, entre los cuales los más importantes son:

a. Cartera integral o scoring: hace las veces de factoring.

b. Call center: comunicación sin necesidad de identificarse porque el mecanismo lo hace directamente, ofrecen consultas, pagos y traslados. Las operaciones por éste medio son más económicas que en la red de sucursales. Permite ofrecer servicios en lugares remotos y realizar operaciones 24 horas al día, 7 días a la semana.

c. Interbanco: conexión con internet para ejecutar todo tipo de transacciones a través del correo electrónico.

d. Comercio electrónico: sin fronteras geográficas o nacionales  lo que facilita negociaciones con cualquier lugar del mundo acortando las cadenas de entrega.

e. Terminales móviles: pueden ir al lugar donde se encuentre el cliente y con dispositivo, consultar el saldo, realizar pagos y abrir créditos.

En resumen, el manejo de efectivo requiere tanto cuidado como cualquier otro activo y por qué no decirlo, más que todos ellos por cuanto las operaciones en terminales y oficinas externas están más expuestas a pérdidas por el deterioro moral, manifestado principalmente en hurtos, atracos, robos, y últimamente, en la modalidad delictiva llamada fleteo, etc.

Aparte de los cuidados específicos relacionados con el manejo propiamente, el cual no se debe encomendar sino a personas de probada solvencia moral , se requiere gran dominio de las técnicas aquí enumeradas y cualquier otra que se pueda ocurrir para evitar que se pierda poder adquisitivo o se reduzca la rentabilidad por exceso de liquidez.

En lo referente a los cuidados físicos del efectivo, deben extremarse medidas de seguridad, por qué es el más líquido de los activos de una sociedad y, además, el efecto de los fraudes, auto préstamos, robos, atracos, menguarían directamente la situación de liquidez.

Entre los mecanismos para el cuidado físico, deben mencionarse los siguientes y como es lógico, otros que se pueden aportar con la seguridad que nunca sobrarán:

A. CUSTODIA: los cuidados que se deben implantar en lo referente al efectivo, deben comenzar desde el propio momento en que se recauda, y no terminan con el depósito en el banco sino con su verificación. Debe hacerse por una persona que reúna las condiciones de honorabilidad, responsabilidad  y mente muy precavida y despierta, además de una póliza de manejo y guardarse en caja fuerte preferiblemente biclave, una manejada por el responsable (tesorero o cajero) y la otra por un representante de la revisoría.

B. ARQUEOS PERIÓDICOS: el practicar arqueos periódicos intempestivos (normalmente deben efectuarse a primera hora del día) permite verificar si el efectivo recibido se guarda y consigna en la misma forma en que fue recibido, pues sucede que en algunos casos se presentan faltantes o hay cambios de cheques sin autorización alguna, o por alguna causa no se consigna todo lo recibido (excepción de los cheques posfechados). Una modalidad de fraude muy recurrente entre los responsables del manejo físico del efectivo, es el llamado jineteo (en inglés Lapping), que consiste en quedarse con parte del efectivo de un día o de una operación, reponerlo con parte de los ingresos del día siguiente, y así sigue el fraude, siempre “tapando el hueco” anterior con ingresos posteriores. Las situaciones  antes descritas salen a la luz mediante los arqueos de caja.

C. COMPROBACIÓN DE SALDOS: es conveniente la confirmación periódica de saldos con los bancos y corporaciones (de los saldos a determinada fecha), con el fin de “cruzarlos” con los registros auxiliares de caja y bancos. Esta sana medida de seguridad se ha tornado muy fácil en la era de las comunicaciones en línea con las entidades bancarias, lo que hace  posible efectuar la confrontación en tiempo real, cuantas veces se estime necesario.

D. CONCILIACIONES BANCARIAS: de manera enfática se recomienda la práctica de efectuar la conciliación de los libros de bancos con el extracto de cuenta enviado por la entidad, tan pronto éste se reciba. Como hemos dicho, el dinero en bancos es la partida del balance más expuesta a pérdidas por fraude; son incontables las modalidades de robo por parte tanto de empleados internos como de funcionarios del banco y otros delincuentes. Conciliar oportunamente las cuentas corrientes y de ahorros, ya que en algunos casos se presentan notas débito a la cuenta; a veces se presentan errores de consignación que, si no se averiguan rápidamente, pueden ocasionar un sobregiro en la cuenta; una investigación oportuna permite conocer claramente la situación y tomar las acciones correctivas). 

E. CONFIRMACIÓN DE SALDOS ACREEDORES: las prácticas de una sana auditoría, exigen que por lo menos una vez al año se confirmen los saldos de los proveedores y acreedores de la empresa, con el fin de no pagar más pasivo de lo debido y no recaudar menos de lo que corresponde.

F. TRANSPORTE: cuando el volumen de efectivo que se maneja exige la contratación de una transportadora de valores, no debe dudarse en hacerlo para disminuir el riesgo de atraco, robo o pérdida.

G. FIANZAS Y SEGUROS: es necesario que todos los funcionarios que en una u otra forma manejen efectivo estén cubiertos por pólizas de manejo y cumplimiento. Actualmente, es imprescindible tener toda clase de precauciones; y entre ellas tomar los seguros del caso, con el fin de disminuir el riesgo.

H.  SEGREGACIÓN DE FUNCIONES: para el caso específico del efectivo es conveniente evitar que queden concentradas en  un mismo funcionario las funciones de recepción, consignación y pagos en cadena. Siempre debe haber interrupciones que faciliten el control interno, (un empleado controla a otro).

I. APROBACIÓN DE DESEMBOLSOS: este mecanismo no por ser el último es el menos importante, al contrario, la buena administración del efectivo exige la identificación inmediata del funcionario responsable en cuanto a montos, fecha, lugar, etc. La aceptación de esta responsabilidad debe quedar como evidencia en el documento de pago o en su defecto en los soportes, mediante código, inicial, nombre, etc.

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