Capítulo 6

ADMINISTRACIÓN DE CARTERA


por José Saúl Velásquez Restrepo

INTRODUCCIÓN

El Dr Carlos Restrepo Dumith, mi gran maestro, definía la cartera como el "propio banco". En efecto, dentro de la concepción de un negocio industrial se considera que el ciclo operativo empieza con un diseño y la compra de materias primas; continua con el proceso productivo, pago de mano de obra y otros gastos y, termina con la venta y el recaudo de cartera.

Lógicamente, todos los días se inician y terminan ciclos. Si la estructura financiera de un negocio es adecuada, salvo en casos muy especiales, el activo corriente debe ser superior al pasivo corriente. Manteniendo los inventarios dentro de los límites fijados al definir la proporción de activos, es de esperarse que la cartera produzca recursos suficientes para atender las obligaciones de corto plazo. Sin embargo, en la mayoría de los casos la cartera más que el banco constituye un verdadero problema. Muchas veces se dan casos de compañías que a pesar de presentar unos buenos indicadores de liquidez, enfrentan graves dificultades de circulante y permanentemente tienen que recurrir al mercado de dinero en busca de soluciones inmensamente costosas.

Para tomar la decisión de vender a crédito, debe hacerse una evaluación en términos económicos, comparando la rentabilidad de las ventas adicionales esperadas con la tasa de corte de la empresa y una revisión de los costos directos e indirectos consultado la capacidad financiera para decidir si la compañía tiene el capital de trabajo necesario para sostener la operación que generan las ventas a crédito.

En términos generales la venta a crédito resulta más fácil que las ventas de contado, tan deseables desde el punto de vista estrictamente financiero. Pero las condiciones del mercado, las características de la competencia y las condiciones económicas en algunos casos, obligan a la mayoría de las empresas a vender a crédito.

La prudencia, norma básica contable, recomienda no reconocer la venta hasta tanto ésta no sea efectivamente cobrada. En lenguaje administrativo, en el caso de las ventas se puede decir que no la aceptan como tales hasta no lograr el recaudo respectivo. En este orden de ideas, no satisfacen las   cifras de ventas, ni las utilidades en libros; estas se deben notar en el flujo de efectivo, el cual depende en buena proporción, de los recaudos de cartera.

1. CÓMO SELECCIONAR UN CLIENTE

Un buen ejercicio consiste en observar una solicitud de crédito, pues esta constituye la herramienta fundamental para conocer la persona o entidad con quien se van a establecer relaciones. Mientras mayor sea el esfuerzo de selección, lo que tiene que ver con la vinculación, si bien en un principio implica demasiada inversión, a la larga será ampliamente recompensada con el menor esfuerzo de cobranza por atrasos en pagos y las menores pérdidas por cartera incobrable. Por el contrario una selección muy a la ligera conduce a una mayor perdida por atrasos y no pagos.

La expectativa de cobro depende básicamente de una buena selección de crédito dentro de la amplia gama de entidades y personas que lo soliciten. La decisión es de por sí difícil, entre otras cosas, por la presión de los vendedores de la empresa y porque implica encontrar un equilibrio entre riesgo y el rendimiento, debido a que en la medida que se concede el crédito o se amplían los plazos se inmovilizan fondos en cuentas por cobrar y peligra la capacidad de cubrir pasivos.

La dificultad mayor se presenta en la evaluación de la gestión de cartera, porque existe un intervalo de tiempo generalmente amplio entre la decisión de otorgamiento del crédito y el momento en el cual se acepta la imposibilidad de cobrar la cuenta.

En pocas palabras, una entidad sabe que su Jefe de Crédito cumplió mal su labor cuando ya el problema está creado, y difícilmente detecta deficiencias en la gestión con la oportunidad que se requiere.

En la mayoría de los casos, la decisión del crédito es muy subjetiva y de ahí, lo delicada que es. Para obviar esta dificultad las compañías deben diseñar un modelo que les permita, hasta donde sea posible, "objetivar" la decisión.

Un buen sistema podría ser el de establecer un Manual de Créditos, de acuerdo a un puntaje previamente establecido. El manual dirá: si tiene tantos puntos, su línea de crédito será de tantos pesos, complementado con un software que permita además del análisis cuantitativo, el complemento cualitativo correspondiente.

2. ELEMENTOS DE ANÁLISIS

A. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE: certificado de existencia y representación legal, proporcionando evidencia sobre la existencia de la compañía, cumplimiento de compromisos legales, capacidad gerencial para asumir compromisos, etc.

B. LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL SOLICITANTE: para el caso se debe hacer énfasis en los aspectos de liquidez y endeudamiento y sobre todo, en la generación de valor.

El análisis debe hacerse con todo el cuidado, sin perder de vista las limitaciones que tienen los estados financieros y pensando en un sentido comercial y no especulativo.

No interesa que una compañía se quiebre, así e tenga garantizada la deuda. Es ideal trabajar con estados financieros proyectados, debidamente sustentados, centrando el análisis en  la proyección del flujo de efectivo, ya que mientras sea positivo se facilita el cumplimiento de las obligaciones.

C. REFERENCIAS: comúnmente se solicita al interesado unas referencias. Usualmente éste presenta a sus amigos, quienes en la inmensa mayoría de los casos, lo referencian supremamente bien.

¿Quién va a presentar como informante a una persona ó entidad con quien ha tenido algún problema? Este tipo de informes están llamados a recoger; debe consultarse centrales de información crediticia.

Es esencial que todas las entidades que otorgan créditos se vinculen a otra "Gran Entidad", la poseedora de toda la información comercial y del comportamiento de los usuarios de crédito que está en capacidad de informar objetivamente sobre cualquier persona o entidad que lo solicite.

D. GARANTÍAS: toda operación de crédito involucra un factor de riesgo. Una buena forma de reducirlo consiste en solicitar garantías al beneficiario quien debe estar pronto a otorgarlas proporcionalmente al compromiso. Comúnmente se dice, "al buen pagador no le duelen las prendas".

La garantía debe tener un valor de realización suficiente para cubrir totalmente la deuda, los intereses y demás gastos que implica una cobranza por vía legales.

La mejor de todas es la fiducia hipotecaria, porque agiliza el tramite y los bienes raíces constituyen una "moneda dura" en economías inflacionarias, salvo en condiciones de crisis financieras o de otro orden. Además pueden ser cartas de crédito; hipotecarias, bancarias, títulos valores negociable cuyo el cumplimiento se debe pactar en la plaza donde opera la compañía que otorga el crédito previendo, un problema de cobro judicial y porque además, sirven a su vez para adquirir dinero en entidades financieras mediante el mecanismo de descuento.

E. OTROS 1: aunque parezca obvio y por elementales que resulten es bueno recalcar en los siguientes aspectos:

a. Mantener muy claras las cuentas: el cliente debe recibir un extracto donde claramente se le identifiquen los cargos y las causas de ellos.

b. Procurar unas buenas relaciones con el cliente: a quien se debe conocer con el mayor detalle posible, no sólo con su nombre e información básica sino también sus hábitos y preferencias.

Una vez identificado el cliente, concentrar esfuerzos en los compradores más representativos. La diferenciación sirve para decidir la estrategia adecuada de cobro. Se debe propender por la conservación de los clientes a través de llamadas telefónicas, visitas personales, o por canales más automáticos como el correo electrónico.

c. Definir un orden de aplicación de pagos: primero los intereses si se presentan y luego las facturas en orden de vencimiento.

d. El cliente debe firmar la factura o remisión al recibo de la mercancía.

e. Los intereses por mora se deben pactar en la factura.

f. Las comisiones a vendedores se deben repartir, parte al vender y parte al cobrar.

3. ASPECTO FINANCIERO

En términos financieros, vender a crédito equivale a reducir precios. Este varía en función del costo de capital y del plazo; el cálculo se ha facilitado considerablemente con los avances tecnológicos.

Se trata de calcular el valor presente de un ingreso futuro (precio) descontado a una tasa de interés en un período igual al plazo. Una firma que factura cuatro meses de plazo, vende unidades monetarias a 88.8487%, si asumimos una tasa de interés del 3%, según el siguiente cálculo:

VF: 100
i: 3% mensual
n: 4 meses
p: .888487

Este análisis es importante cuando se va a tomar la decisión de fijar precios de venta, a efecto de calcular bien el margen de contribución de los productos.

Si el pago es por cuotas equivalentes, se puede hacer el mismo cálculo. En este caso se trata de calcular P dadas unas R.

Una vez tomada la decisión del plazo a otorgar, los esfuerzos se deben encaminar a tratar de que la cartera se recupere en el momento acordado o antes si es posible. ¿Cómo?

A. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO: en el mercado monetario se presenta una permanente disputa por el dinero. Para los gobernantes las medidas más fáciles para combatir la inflación son las monetarias y por lo tanto acuden mucho a ellas, restringiendo permanentemente el circulante en mayor o menor grado, dependiendo de la situación general.

La empresa debe entrar a competir con agresividad en ese mercado, ofreciendo descuentos suficientemente atractivos de tal manera que la mejor inversión para el cliente sea cancelar antes del vencimiento. Entre otras cosas, no se necesita intermediario, no implica retención en la fuente, ni estudios de especialistas. En general, la decisión de "inversión" se debe presentar lo más fácil posible para los clientes; debe liquidarse por días para evitar concentración de pagos en las fechas límites y debe aplicarse en forma tan estricta como las circunstancias lo permitan.

B. INTERESES DE MORA: los intereses de mora deben tener el carácter de sanción y por tanto ser más altos que la tasa de interés que se presenten en el mercado. De esta forma se evita que los clientes se financien con el proveedor, sistema bastante recurrido hoy en día, debido a lo barato que resulta, además de que no requiere estudio de crédito ni garantías, ni aprobaciones de juntas y demás papeles de los préstamos en entidades financieras.

Para el efecto se recomienda la consulta de aspectos legales a fin de evitar dificultades que puedan surgir por violaciones que pueden terminar en perjuicio de la compañía que otorga el crédito.

C. REESTRUCTURACIÓN O REFINANCIACIÓN DEL CRÉDITO: en algunos casos es recomendable la reestructuración de la deuda, para lo cual se solicita al deudor actualización de documentos, con el fin de firmar documentación como si se tratará de un nuevo crédito; condicionado a pagar primero los intereses de mora, luego los intereses corrientes y posteriormente el saldo de la deuda.

4. CON INTERMEDIARIOS FINANCIEROS

A. FACTORING: alternativa financiero-administrativa que permite ceder cartera por vencer y obtener a cambio anticipos financieros sin incrementar el endeudamiento, facilitando un adecuado manejo de los flujos de caja. Dada la importancia de este tema se trata en un capítulo aparte.

B. OTROS: se pueden efectuar acuerdos como titularización, outsoursing que permiten contratar con terceros la actividad de administración de cartera y contribuyen a mejorar el flujo de fondos.

Finalmente, es bueno  recordar que mientras más eficiencia se logra en el estudio de créditos, mayor será la probabilidad de cobranza sin retardos, por lo que se recomienda especial cuidado en este tipo de decisiones enmarcándolas en unas políticas claramente definidas por la alta gerencia, las cuales deben ser de estricto cumplimiento por el grupo de funcionarios que tengan que ver con las ventas y la cobranza.

Cuando se noten desviaciones de las normas establecidas se debe actuar con mucha firmeza por parte de la alta gerencia. La acumulación de experiencias sobre el comportamiento de los clientes, las zonas geográficas, las épocas del año, etc. servirán de base para perfeccionar cada vez más el mecanismo de administración de cartera.

También se debe recordar que los activos más valiosos de una compañía son: el recurso humano, la información, el conocimiento y la liquidez.

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1. Se recomienda consultar aspectos legales: concordatos, quiebra y liquidaciones


 

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