Capítulo 8

ASPECTOS PRÁCTICOS DEL MANEJO DE INVENTARIOS


por José Saúl Velásquez Restrepo


INTRODUCCIÓN

Existe un modelo matemático para minimizar el costo de manejo de inventarios y para calcular el pedido óptimo, el cual tiene aplicación únicamente en casos muy excepcionales.



Q: Cantidad de orden (tamaño lote económico)
V: Ventas anuales
C: Costo por unidad
Cp: Costo de colocar un pedido
K: Costo de mantenimiento del inventario, como un % del costo unitario total



El modelo fundamenta el cálculo con la base en el costo de una unidad y el valor de colocar un pedido.

En almacenamiento, así sea contratado con terceros, existen dos posibilidades: primera, que las bodegas sean propias, en cuyo caso el empresario incurrirá en el costo de oportunidad más el costo de mantenimiento. Segunda, bodega en arrendamiento.

Tanto en una como en la otra, el rubro adquiere características de fijo y en consecuencia pierde su variabilidad con relación a las unidades que se almacenan. Otro tanto sucede con el valor de elaborar un pedido. Los teóricos hablan del costo de la papelería más el tiempo que toma elaborar la orden.

En la inmensa mayoría de los casos, el pedido se estudia en una dependencia distinta de la que efectivamente la coloca, con la característica común, de que ambos empleados o ejecutivos tienen asignación fija y, el tiempo de elaboración de un pedido no es medible, con los métodos desarrollados por la Ingeniería Industrial.

Además de las consideraciones anteriores, el modelo asume unos requisitos que no se presentan comúnmente:

  • El proveedor está esperando permanentemente para despachar de inmediato.
  • Los productos son homogéneos.
  • La producción y demanda son constantes.
  • No existen restricciones en cuando a condiciones de proveedores.
  • Los aspectos cualitativos no influyen para nada.
  • Se da por supuesto que la economía es estable.

El manejo de inventarios no es problema que se pueda resolver mediante una fórmula matemática, aunque los indicadores generalmente utilizados contribuyen a una eficiente administración.

Una medida muy utilizada en análisis financieros es la rotación de inventarios para medir la eficiencia en la administración de este activo, la cual se calcula según la fórmula:

Ir: rotación de inventarios
CMV: 
costo de la mercancía vendida
Ii: inventario inicial
If: inventario final


Es muy importante tener en cuenta las limitaciones del análisis financiero para no caer en la  frase de Pitigrillo: "Estadística es la ciencia según la cual si tú te has comido un pollo y yo no me he comido nada, en promedio cada uno nos hemos comido medio pollo".

Asumiendo un buen cálculo; utilizando una distribución de frecuencia de períodos cortos (meses) y partiendo de la base que se use la medida adecuada (la moda, la mediana o la media aritmética) se están ignorando las medidas de dispersión.

Es muy probable que en la composición del inventario encontremos una serie de productos de altísima rotación; algunos de rotación media y otros de lentísima rotación.

La ley de Paretto se refiere a esfuerzos del orden del 20% para manejar el 80% de los productos y viceversa. Lo que a primera vista aconsejan algunos, es que se dejen de lado unos productos y se concentren actividades en otros. Esta afirmación tan común, obedece al análisis puramente matemático, al cálculo meramente frío. Si en algo mostramos la gran superioridad los hombres a las máquinas, es justamente en el análisis cualitativo o de criterio, aquello que no se puede exponer numéricamente. Corresponde a la administración calcular índices para grupos de artículos similares buscando el indicador que nos suministra una información adecuada para un manejo eficiente.

1. QUE HACER

Complementar los modelos matemáticos con el método de prueba y error perfeccionando con la experiencia acumulada. Vamos por partes:

A. EMPRESAS INDUSTRIALES: en estas organizaciones es necesario analizar en forma separada cuatro tipos de inventarios: materias primas, productos en proceso,  productos terminados y repuestos.

a. Producto Terminado: si la empresa prepara debidamente un plan de generación de valor, podrá determinar para las distintas épocas del año los niveles de inventario de productos terminados, de acuerdo con la estimación de demanda. Aritmeticamente:

If: Inventario final (presupuestado)
Ii: Inventario inicial
Pp: Producción programada
Ve: Ventas estimadas

El control periódico de los resultados comparado con los presupuestos irá indicando si se deben fabricar mayor o menor número de unidades en cada tipo, dependiendo del acierto que se haya logrado al proyectar las ventas. Es muy recomendable el análisis de las características del producto (perecedero, volátil, etc.) y las relaciones con los proveedores.

Así se dispone de un elemento de control y análisis. La revisión periódica obedece a un plan maestro que contempla la proyección de flujo de fondos, la estacionalidad de las ventas, la elasticidad de la producción y la flexibilidad de la empresa para adaptarse a los cambios que se vayan presentando en el discurrir del ejercicio. El contol   dará las pautas para tomar las medidas pertinentes.

b. Productos en proceso: utilizando el gran avance de la ingeniería industrial, después de un concienzudo estudio de métodos de trabajo y distribución de planta, se procede a la medición del tiempo de elaboración.

La cantidad óptima de unidades en producción será función del tiempo de proceso, la capacidad de la planta, el pronóstico de ventas y el número de unidades en producto terminado, que se defina como política teniendo en cuenta los aspectos cualitativos.

Se recomienda especial cuidado con los desperdicios, indagando sus causas y tomando las acciones correctivas y reportando en el estado de resultados las variaciones desfavorables.

c. Materias primas: en cada empresa se debe proceder a determinar un nivel de stock mínimo como margen de seguridad, suma a la cual se agregarán las cantidades a pedir, en función de las siguientes variables:

  • Cantidad de unidades a producir.
  • Consumo estándar por cada unidad a producir.
  • Procedencia del producto (si es importado, si es local o si viene de alguna región diferente a la ubicación de la planta).
  • Facilidades de reemplazo por otro de características similares en un momento dado.
  • Relaciones comerciales con el proveedor.
  • Facilidades de transporte.
  • Condiciones del proveedor (exigencias en cuanto a pedidos mínimos)

Corresponde a la administración del almacén de materias primas, determinar de acuerdo con la experiencia adquirida, los márgenes de seguridad y elaborar pedidos periódicos, consultando las eventuales correcciones que se hagan al programa de producción.

d. Repuestos: para cuyo manejo son útiles todas las consideraciones anteriores y las específicas según el  tipo de productos.

 

B. EMPRESAS COMERCIALES: para las empresas de este tipo el manejo de los inventarios constituye en conjunto con la cartera, la médula espinal de la administración del negocio. Casi podría decirse que son empresas donde la administración adecuada del capital de trabajo garantiza resultados óptimos. Entre los comerciantes es muy común una afirmación según la cual el negocio se hace mediante el procedimiento de compra. En el mundo de los negocios se vive una permanente guerra desleal por el dinero del consumidor.

Enseñan los expertos en mercadeo, que

  • ese consumidor es por naturaleza cambiante; algunas veces racional, otras emotivo y en determinados casos suficientemente analítico, etc.

Partiendo de un concepto clave, según el cual predecir el comportamiento del consumidor es un problema muy complejo y que depende de una gran cantidad de variables como los comportamientos individuales, el poder adquisitivo, las perspectivas económicas y demás variables tanto de tipo macro como micro-económicas que no constituyen propiamente el objeto de este artículo, se concluye :

  • La combinación de esta gran cantidad de variables tan divergentes, es la que en definitiva inducen a la decisión de compra.
  • El predecir en forma acertada este comportamiento constituye el principal desafío del comerciante. Pero, como también dicen ellos, eso no obedece a un modelo matemático, sino más bien al "olfato" o lo que se podría llamar la "habilidad comercial", en algunos casos innata y en otros adquirida basándose en la experiencia.
  • Se trata especialmente de predecir una demanda, hacer la compra en las mejores condiciones teniendo en cuenta las variables mencionadas anteriormente y verificar el acierto en la predicción. El comerciante a diario viene repitiendo operaciones de este tipo. Es un constante manejo de riesgos versus expectativa de rentabilidad campo en el cual  no se puede  ofrecer una fórmula.
  • Se vuelve nuevamente a invocar una regla de oro en los negocios: "PRUDENCIA Y BUEN CRITERIO". Así, cuando se trate de artículos para los cuales no existen conocimientos previos, por cuanto representan verdadera innovación, le tocará al empresario estimar la cantidad de dinero que se podría congelar o perder en el evento de no acertar, sin que la compañía sufra impacto en su liquidez, pues siempre se debe tener como premisa básica, el pago oportuno a los proveedores sin olvidar que en términos generales, la obtención de descuento por pronto pago constituye una gran inversión.

C. EMPRESAS AGROPECUARIAS: en este sector se cumple en mayor proporción las consideraciones hechas anteriormente, y en consecuencia la utilización del criterio y la experiencia, se constituyen en elementos definitivos para manejar variables controlables o incontrolables según el caso. Resultan muy útiles las agremiaciones y soportes gubernamentales, además de la utilización de la técnica estadística y las proyecciones económicas según informes bien actualizados en cuanto a cosechas, escasez, periodo de producción, etc.


 

2. MANEJO DE ESTADÍSTICAS

En la administración de inventarios por el llamado método de prueba y error, la acumulación amplia y detalla de estadísticas que registren las experiencias adquiridas a través del tiempo, se constituye en un elemento básico e insustituible como auxiliar para la toma de decisiones.

Cada compañía deberá diseñar sus propios modelos y complementarlos con las notas que considere pertinentes para tener elementos de juicio que faciliten la toma de decisiones.

A manera de ejemplo se podría preparar: las ventas mensuales discriminadas por líneas de productos, por sectores geográficos, por vendedor; notas sobre campañas publicitarias, cambio de precio, promociones, producción por hectáreas; gamas de fertilizantes por m²; número de matas por cuadra, etc.

Con la acumulación de datos y la utilización de la técnica de la inferencia (predicción) estadística se puede intentar la medición de elasticidad de la demanda con relación a las distintas variables, como el precio y la publicidad, indicadores de correlación; modelos de regresión, etc. suministrando elementos de juicio como soporte importante para medir los resultados de las decisiones que se tomen, y para tratar de predecir el comportamiento de la demanda, que como se dijo anteriormente, constituye la variable clave para la administración de inventarios.

3. ASPECTOS DE MANEJO

El concepto de centros de responsabilidad es muy útil. Se recomienda una zonificación de los distintos tipos de inventarios de tal manera que para todo producto exista siempre un responsable de su conservación y manejo, la cantidad en existencia, los faltantes por hurtos y deterioros. La distribución por áreas obedece a reglas medibles desde el punto de vista de la ingeniería industrial, es decir, no responden al control operativo y en consecuencia, debe hacerse con base en el control administrativo, teniendo en cuenta entre otras las siguientes variables:

  • Cantidad de pedidos por días.
  • Facilidades de manipulación, según el empaque, peso y condiciones específicas.
  • Distribución física de las bodegas.
  • Necesidad de cuidados especiales para evitar robos o deterioros.
  • Homogeneidad de productos a agrupar en un área.

Los encargados de cada área tienen la responsabilidad de manejarla como si fuera su propio negocio, pues les toca responder por ella. Será su compromiso avisar cuando el producto llegue al nivel señalado para hacer reposición y para ello deben llevar con el cuidado del caso, la información del modelo  por computadora o unas tarjetas de kardex.

También deben responder por el manipuleo adecuado para mantener las mercancías en condiciones óptimas y responder por cualquier pérdida que se presente. Los vendedores deben preparar los pedidos por áreas; y el jefe de compras procederá de la misma manera, sistematizando la información de inventarios con una codificación acuerdo con los requisitos propios de cada negocio.

Mediante la acumulación de experiencias, la empresa puede llegar a repartir en forma equitativa los distintos centros, a efectos de mantener al personal ocupado, con cargas equilibradas. Como ejemplo se pueden insinuar áreas en una empresa comercial:

 

Área 1: calzado
Área 2: electrodomésticos
Área 3: artículos de ferretería y varios
Área 4: juguetería
Área 5: artículos para el hogar
Área 6: confecciones

 



4. MÉTODOS DE VALUACIÓN

 

La contabilidad presenta muchos métodos de valuación, entre los cuales los más importantes son:

A. FIFO: según el cual, las primeras unidades en entrar al inventario, serán las primeras en salir. De acuerdo con este método los materiales que están usando se costean al precio más viejo de adquisición aumentando el margen de contribución.

B. LIFO: últimas en entrar primeras en salir. Los materiales usados se cargan al precio más reciente, reduciendo el margen y como consecuencia la utilidad.

C. PROMEDIO PONDERADO: se calcula un valor promedio, es decir, que las unidades se costean con base en la media aritmética de los precios de adquisición.

D. NEPS: próximas en entrar primeras en salir; equivale a un valor de reposición. El producto se carga al precio que valdría reponerlo.

E. COSTO ESPECÍFICO: como el caso de los carros o negocios de propiedad raíz.

Nota: En la medida de lo posible al valor de las materias primas se debe agregar el costo de manejo hasta su ubicación en planta (fletes, seguros, transporte, etc.)

Si se tiene que pagar un IVA superior al reconocido por el gobierno, este mayor valor debe cargarse al material; si los gastos no son perfectamente identificables se contabilizan como indirectos de fabricación.

Para empresas industriales se puede utilizar el costeo por absorción o el costeo directo. La diferencia básica entre los dos métodos estriba en el tratamiento de los costos indirectos de fabricación fijos, como arrendamientos, administración, etc.

El costeo directo asume que estos costos se presentan en función de tiempo y en consecuencia no se acumulan como un mayor valor de las unidades producidas. De esta manera las unidades costeadas por el método de absorción resultan sobre valorizadas con relación a si el costeo se hace por el sistema directo.

Si en un período de tiempo las unidades producidas y vendidas son iguales, los estados de resultados son idénticos por ambos métodos de costeo; el costeo directo es recomendable para efectos puramente administrativos y para negocios específicos, especialmente cuando no se ha copado la capacidad de planta. La combinación de ambos métodos es muy conveniente para la toma de decisiones.

Cada empresa utilizará el sistema de costos más recomendable para su situación específica, teniendo en cuenta las ventajas y desventajas a cada uno de los métodos enunciados anteriormente y respetando las normas internacionales de contabilidad (NIIF)

Para efectos de control es indispensable la elaboración periódica de inventarios físicos para confrontar con los datos teóricos y tomar las acciones correctivas, tanto administrativa (identificando los responsables) como contables.

Si los faltantes se presentan por fallas administrativas son un gasto; si por causas inherentes al producto o al proceso, un sobre costo del producto y en los demás casos, pueden ser tratados como gastos indirectos de fabricación.

 

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