Capítulo 9

MODELO DE INVENTARIOS


por José Saúl Velásquez Restrepo

1. USO DE LOS COMPUTADORES

Con el extraordinario avance de la tecnología y de los computadores, entre otros, se han desarrollado modelos específicos de manejo de inventarios, los cuales facilitan enormemente la acumulación de estadísticas por la gran capacidad de almacenamiento de información, variable clave en la utilización de experiencias.

Igualmente importante, la gran facilidad de consulta, utilizando los diferentes medios de salida de información (pantalla, disquete, CD, impresos), además de ofrecer exactitud y prontitud, elementos básicos para la toma de decisiones.

Las compañías que utilizan software de control de inventarios, empiezan con un conteo físico de las unidades y su registro en el software, alimentándolo con datos como:

  • Inventario físico
  • Compras
  • Precio de compra por artículo (código)
  • Precio de venta por artículo (código)
  • Porcentaje que se paga en impuestos

A medida que de hace una venta, desde la caja debidamente conectada a una terminal, se registra por la computadora y de inmediato hace el descargo del o los artículos.

Las ventajas que ofrecen esta clase software son muchas:

a. Permiten un conocimiento inmediato y actualizado del inventario en cualquier momento.

b. Rebaja considerablemente los costos del manejo del inventario.

c. Cuando se realiza la venta no solo se hace el descargo en el inventario sino también en la contabilidad haciéndola más ágil y confiable.

d. Establece estadísticas muy importantes para la toma de decisiones, como por ejemplo el promedio de las compras, el precio promedio, el porcentaje en que varían los precios de compra, etc.

e. Cuando se ha manejado estos sistemas, por un año o más permite crear estadísticas que informen sobre los períodos en que hay mayor rotación de inventarios, que clase de artículos se venden más en diferentes épocas, que tendencia tienen los precios en determinados periodos y épocas de escasez de ciertos productos, etc.

f. Permite crear estándares de inventario mínimo y máximo de cada producto en particular, y  calcula el inventario promedio que se debe tener en una época o período determinado. Este software, como siempre esta actualizado, cuando se llega al inventario mínimo de un artículo inmediatamente, da un aviso para que se ordene un pedido.

Con respecto a las ventajas que ofrece esta clase de software, se debe destacar  la información exacta e inmediata que ofrece el programa, para tomar decisiones rápidas y ágiles; la empresa que tiene mayor y mejor información ésta en ventaja competitiva con respecto a las demás. También se aprovecha la información de las bases de datos que arroja el software para  conocer los mejores períodos para compras y determinar el nivel de inventario óptimo, entre otr



2. UN MODELO DINÁMICO (josavere)


Es un tema del día a día; se trata de encontrar un modelo que permita atender la demanda (o la producción, según el caso) sin caer en excesos pero sin perder ventas o dejar de producir por falta de producto terminado o de insumos disponibles.

Utilizando excell se puede hacer un programa sencillo y fácil de aplicar como el que se describe a continuación utilizando unos datos de entrada (in-put) y combinando con unas formulas que se indican paso a paso.

a. Se prepara una base de datos con todos los artículos que componen el portafolio, registrando el consumo de los tres últimos meses (mes a mes).

A1: D22

Descripción
(A)
Enero
(B)
Febrero
(C)
Marzo
(D)
Total
(E)
Partic.
Cons.
(%) (F)
Promedio
día hábil 
(G)
I.F.
Marzo
(H)
Partic.
Exis.
(%) (I)
Días
Exis
(J)
Lead
Time
(K)
A 330 333 438 1,101 24.5 15 464 25.2 31.2 45
B 234 215 300 749 16.6 10 5 0.3 0.5 5
C 117 180 152 449 10.0 6 12 0.7 2.0 30
D 105 85 118 308 6.9 4 132 7.1 31.6 15
E 73 82 144 299 6.6 4 171 9.3 42.2 15
F 100 80 82 262 5.8 4 286 15.5 80.9 45
G 79 79 84 242 5.4 3 27 2.0 11.5 5
H 90 72 65 227 5.1 3 106 5.7 34.3 45
I 52 55 99 206 4.6 3 106 5.7 37.8 30
J 44 56 86 186 4.1 3 193 10.5 76.5 60
K 46 42 42 130 2.9 2 16 0.9 9.2 5
L 42 38 45 125 2.8 2 162 8.8 96.1 45
M 29 26 25 80 1.7 1 93 5.1 92.4 45
N 13 17 24 54 1.2 1 1 0.0 0.4 5
O 12 9 18 39 0.9 1 15 0.8 27.7 5
P 9 2 22 33 0.7 1 24 1.3 54.3 5
Q 4 0 3 7 0.2 1 18 1.0 192.4 5
R 0 1 3 4 0.1 1 0 0.0 0.0 15
S 3 1 1 5 0.1 1 3 0.2 64.7 5
Total: 1,382 1,373 1,751 4,506 100 66 1,834 100

b. Se suma el consumo de los tres meses en estudio para calcular el consumo del trimestre (E = B + C + D).

c. Se calcula el promedio diario consumido en los últimos tres meses dividiendo el consumo del trimestre por el número de días hábiles (G = E / # de días hábiles).

d. Se divide el total del consumo de los tres meses (columna E) de cada artículo, entre el gran total de inventario para calcular el porcentaje de participación de cada rubro en el consumo (F = E1/ E20).

e. Se ordena la columna F de mayor a menor (buscando los paretos).

f. Se insertan como in – put, o datos de entrada, las cifras de existencia, según inventario físico al cierre del trimestre analizado (columna H).

g. Dividiendo la columna H por F (consumo día) se calcula el número de días para los cuales tenemos abastecimiento (J = H / G).

h. En la columna K, se registran como datos de entrada (in – put), el número de días hábiles que se  necesitan para ser reabastecidos por el proveedor, sumando los días que a criterio se quieren tener como inventario de reserva por cualquier eventualidad (Lead time).

 

i. Utilizando la herramienta "Formato condicional" damos la siguiente instrucciones:
Si las existencias en días (columna J) son inferiores, a los días de reposición mas la reserva (columna K) entonces marque con rojo (indica alerta). La celda correspondiente en la columna J.

 

j. De la misma forma, utilizando formato condicional, se compara J (días para los cuales se tiene abastecimiento), con participación en consumo (columna F). Si la participación de consumo es superior a la participación en existencias también se marca con rojo.

k. Se toman inicialmente los artículos que registran dos rojos (zona crítica) y  se continúa con los que registraron uno para decidir con  apoyo en la información del modelo.

l. Para el mes siguiente se procede insertando los datos del último mes y omitiendo el primer mes, así:

  • Enero - Febrero – Marzo
  • Febrero – Marzo – Abril
  • Abril – Mayo – Junio
  • Junio – Julio – Agosto
Y así sucesivamente como puede verse en el ejemplo:

Descripción
(A)
Febrero
(B)
Marzo
(C)
Abril
(D)
Total
(E)
Partic.
Cons.
(%) (F)
Promedio
Día Hábil 
(G)
I.F.
Marzo
(H)
Patic.
Exis.
(%) (I)
Días
Exis.
(J)
Lead
Time
(K)
A 334 43 369 746 18.0 10 565 28.0 56 45
B 215 300 171 686 16.6 9 16 0.8 2 5
C 180 152 139 467 11.3 6 21 1.0 3 30
D 85 118 95 298 7.2 4 108 5.4 27 15
E 83 144 67 294 7.1 4 134 6.6 34 15
F 80 82 130 292 7.1 4 376 18.6 95 45
G 79 84 75 238 5.7 3 37 1.8 12 5
H 72 65 52 189 4.6 3 78 3.9 31 45
I 55 99 88 242 5.8 3 107 5.3 33 30
J 56 86 63 205 5.0 3 216 10.7 78 60
K 42 42 64 148 3.6 2 10 0.5 5 5
L 39 45 43 126 3.0 2 131 6.5 77 45
M 26 25 22 73 1.8 1 140 6.9 142 45
N 17 24 8 49 1.2 1 1 0.0 2 5
O 9 18 9 36 0.9 0 29 1.4 60 5
P 2 22 9 33 0.8 0 29 1.4 65 5
Q 0 3 3 6 0.1 0 15 0.7 185 5
R 1 3 6 10 0.2 0 0 0.0 0 15

S

1 1 1 3 0.1 0 4 0.2 99 5
Total: 1,375 1,356 1,410 4,141 100 56 2,017 100

Descripción
(A)
Marzo
(B)
Abril
(C)
Mayo
(D)
Total
(E)
Partic.
Cons.
(%) (F)
Promedio
Día Hábil 
(G)
I.F.
Marzo
(H)
Partic.
Exis.
(%) (I)
Días
Exis.
(J)
Lead
Time
(K)
A 438 369 336 1,143 26.0 15 231 14.5 15 45
B 300 171 184 655 14.9 9 1 0.1 0 5
C 152 135 114 401 9.1 5 12 0.8 2 30
D 118 95 65 278 6.3 4 99 6.2 26 15
E 144 67 79 290 6.6 4 220 13.9 56 15
F 82 130 69 281 6.4 4 307 19.3 81 45
G 84 75 69 228 5.2 3 40 2.5 13 5
H 65 52 45 162 3.7 2 57 3.6 26 45
I 99 88 60 247 5.6 3 56 3.5 17 30
J 86 63 47 196 4.5 3 212 13.4 80 60
K 42 64 47 153 3.5 2 12 0.8 6 5
L 45 43 41 129 2.9 2 135 8.5 77 45
M 25 22 23 70 1.6 1 117 7.4 124 45
N 24 8 8 40 0.9 1 1 0.1 2 5
O 18 9 19 46 1.0 1 45 2.8 72 5
P 22 9 13 44 1.0 1 31 2.0 52 5
Q 3 3 4 10 0.2 0 11 0.7 81 5
R 3 6 2 11 0.3 0 0 0.0 0 15
S 1 1 6 8 0.2 0 1 0.1 9 5
Total: 1,751 1,410 1,231 4,392 100 59 1,588 100

Igualmente, es importante analizarlos artículos que se encuentren almacenados en las estanterías y no registran movimiento; con  un buen criterio, se pueden hacer informes de este tipo:

Días Sin Consumo Artículo Cantidad Valor Porcentaje
60 - 90
90 - 110
120 - 180
< - 180

El análisis juicioso de las cifras anteriores, hecho en forma periódica y consistente obliga a tomar alguna decisión que debe orientarse a generar flujo de caja por la vía más recomendable en el caso particular y a hacer oportunamente los ajustes necesarios en el balance para que se mantenga la objetividad que exigen los principios contables.

El modelo anterior debe interpretarse como una guía o auxiliar matemática, para facilitar la toma de las decisiones acertadas, para las cuales es imprescindible el buen criterio del ejecutivo, el cual se aplicará mejor a medida que se utiliza el modelo y se retroalimenta  su comportamiento para perfeccionarlo.

 

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