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5. Manejo del efectivo - Banca electrónica

Capítulo 5

MANEJO DEL EFECTIVO - BANCA ELECTRÓNICA

 

por José Saúl Velásquez Restrepo

INTRODUCCIÓN

EL SECTOR FINANCIERO se ha transformado mucho en los últimos años y con perspectivas de  seguir avanzando como lo exige la Revolución Digital. Lo más destacado, El Nubank es un apreciable ejemplo para aprender del colombiano David Vélez, el banquero que  no tiene letra pequeña en los contratos; presenta de frente las condiciones con un criterio cien por ciento humano, digital y sin cuota de manejo. Dice que sus usuarios  no compran productos sino su cultura y que el valor de la compañía  es consecuencia de buscar la solución a un problema de gran escala porque no tiene clientes sino usuarios a quienes escuchan atentamente por ser depositantes de dinero, como base para crear productos que respondan a sus necesidades. Busca democratizar las finanzas colocando al usuario de sus servicios en el centro de la importancia proponiendo distribución de la riqueza y los servicios haciendo  más sencillos los trámites bancarios para las clases populares y entregando créditos a quienes no son propietarios.
Aprovechando  la  FINTECH (financial technology) se amplía la oferta de productos financieros  con mucha agilidad, transparencia, seguridad, complementados con atención personalizada y beneficios adicionales  ampliando las alternativas para manejar el dinero.
La tendencia clara es  la banca digital, utilizando todos los desarrollos tecnológicos como: pagos habilitados por voz, uso de plataformas de desintermediación, Inteligencia  Artificial y Big Data en aumento, el acercamiento al 5G, incrementando la velocidad de transmisión de datos y el Blockchain, tecnología basada en una cadena de bloques con una base de datos pública y distribuida en la que se registran de forma segura las transacciones que se van realizando en la red.
La inflación, en mayor o menor grado, es un fenómeno  mundial acrecentado como consecuencia del Covid-19, por lo que se impone la necesidad de que los hombres de negocios aprendan a convivir con ella, de la misma manera que los cafeteros de algunos pueblos aprendieron a producir en medio de la roya. Debido al incremento de precios, el manejo del efectivo se volvió tópico de especial importancia en nuestra época. Es una acción caracterizada por la búsqueda de mecanismos que permitan incrementar la velocidad de circulación del dinero; tenemos que pensar igual que la gente de los países con inflación galopante: el billete quema las manos, daña las cajas fuertes y pudre los colchones.
Mientras más rápido circule la moneda, en menor proporción pierde su capacidad adquisitiva. La banca, que tradicionalmente ha sacado partido del descuido de las personas en este aspecto, ha entrado con vigor en ese mercado respetando el derecho de su cliente a aumentar el kilometraje del efectivo. La banca electrónica representa un excelente avance, que ya está al alcance de cualquier persona del común.

 

                                                                   BANCA ELECTRÓNICA (B. E.) 

el servicio de Banca Electrónica se obtiene mediante un convenio especial que opera en un computador de la empresa en línea (en tiempo real) conectado a otro  central del banco, que acorta las distancias geográficas, lleva la oficina del banco a la empresa y reduce el tiempo, el más escaso de los recursos en el mundo empresarial; disminuye costos y reemplaza las oficinas tradicionales por virtuales. Se caracteriza por su exclusividad; acceso directo mediante claves para distintos tipos de utilizaciones; base de datos propia y asistencia técnica permanente.

La Banca Electrónica  confluye en la intersección de tres elementos que han evolucionado en forma conjunta y paralela: por una parte, hardware y software, por otra, telecomunicaciones, y finalmente los servicios financieros;  FINTECH  ha materializado de manera más evidente la revolución, es en el ámbito de las telecomunicaciones y en algunas plataformas tecnológicas, que hacen de esto una realidad.

En la cibersociedad no hay cheques, ni talonarios de ahorro, ni formularios de solicitud de crédito, ni recibos de pago; lo que sí hay en millones de transacciones a través de la red. El éxito depende de la capacidad de la entidad financiera para ofertar sus productos en forma eficiente y eficaz, con operaciones sencillas que puedan resultar de uso masivo, pues las elevadas inversiones en tecnología llegan a ser rentables sobre la base un alto número de clientes y transacciones.
La banca electrónica permite realizar transacciones de forma confiable mediante la utilización de tres tipos de claves: operativa, de autorización y de tarjeta. Ofrece confidencialidad debido a que los datos se envían encriptados y comprimidos evitando que se pueda infiltrar información. Al comprimirlo, a la vez que se ahorra gran cantidad de espacio de memoria electrónica, también se logra disminuir el costo de transmisión.
Por la agilidad y comodidad que ofrece, es ideal para realizar transacciones financieras desde la oficina o el hogar; reduce los riesgos inherentes al uso de mensajeros, manejo y transporte de efectivo; disminuye los costos de papelería y su elaboración.
A pesar de tantas ventajas como ofrece, tiene el gravísimo problema del riesgo de pérdida de la información. Si llega a ocurrir por cualquier circunstancia, se destruye la confiabilidad del sistema. Este riesgo se puede eliminar o reducir mediante frecuentes copias de soporte (back-up), que se conservan en medios magneticos externos, almacenados en lugares a prueba de robo, incendio, inundación y otros siniestros). Otro riesgo frecuente es la interceptación de la línea (cuando se hace) por delincuentes en el momento de hacer una transacción, con lo que  un impostor puede efectuar retiros u otras operaciones en la cuenta, suplantando al cuentahabiente titular.

                                              ESQUEMA GENERAL DE LA BANCA ELECTRÓNICA

Tan importante desarrollo presta grades servicios, entre los cuales los más importantes son:

a. Cartera integral o scoring: hace las veces de factoring.

b. Call Center: comunicación sin necesidad de identificarse porque el mecanismo lo hace directamente, ofrecen consultas, pagos y traslados. Las operaciones por éste medio son más económicas que en la red de sucursales. Permite ofrecer servicios en lugares remotos y realizar operaciones 24 horas al día, 7 días a la semana.

c. Interbanco: conexión con internet para ejecutar todo tipo de transacciones a través del correo electrónico.

d. Comercio electrónico: sin fronteras geográficas o nacionales  lo que facilita negociaciones con cualquier lugar del mundo acortando las cadenas de entrega.

e. Terminales móviles: pueden ir al lugar donde se encuentre el cliente y con dispositivo, consultar el saldo, realizar pagos y abrir créditos.

El manejo de efectivo requiere tanto cuidado como cualquier otro activo y por qué no decirlo, más que todos ellos por cuanto las operaciones en terminales y oficinas externas están más expuestas a pérdidas por el deterioro moral, manifestado principalmente en hurtos, atracos, robos, y últimamente, en la modalidad delictiva llamada fleteo, etc.

Aparte de los cuidados específicos relacionados con el manejo propiamente, el cual no se debe encomendar sino a personas de probada solvencia moral , se requiere gran dominio de las técnicas aquí enumeradas y cualquier otra que se pueda ocurrir para evitar que se pierda poder adquisitivo o se reduzca la rentabilidad por exceso de liquidez.

En lo referente a los cuidados físicos del efectivo, deben extremarse medidas de seguridad, por qué es el más líquido de los activos de una sociedad y, además, el efecto de los fraudes, auto préstamos, robos, atracos, menguarían directamente la situación de liquidez.

ADECUADA SELECCIÓN DE BANCOS: si la cifra promedio a depositar se considera alta se recomienda la utilización del concepto emitido por una firma calificadora de riesgos  y el método de puntos similar al implementado para otorgar cupos de crédito (josavere).los bancos están compitiendo por el dinero. El cliente no debe perder de vista que los negocios deben ser buenos para ambas partes como base de unas relaciones duraderas.

Después se pasa a estudiar aspectos no menos importantes como la gama de servicios, haciendo hincapié en aquellos que más se  necesitan en el caso particular. Por ejemplo, si en razón del tipo de negocio se tiene que movilizar mucho dinero en efectivo, las facilidades de transporte podrían llegar a ser factor determinante. La vecindad es otro factor de mucha importancia, porque facilita y reduce el tiempo de transacciones y disminuye el riesgo de atracos, robos, etc., en caso de que no se pueda utilizar la banca electrónica.

Anteriormente era muy común un dicho popular: "no existen bancos sino banqueros"; queriendo decir que las relaciones con el ejecutivo bancario, eran lo más importante. Con la banca electrónica la tendencia mundial, es que en el marco de la globalización, no valdrá ser amigo del gerente para la autorización de un sobregiro ni para conseguir un préstamo. Las sucursales en el ciberespacio, con gerentes virtuales, constituyen el siguiente paso en la evolución de la oferta de servicios financieros a través de la tecnología. Sin embargo, el componente humano no dejará de ser quien facilite la utilización de determinadas operaciones en una cuenta de banca virtual; es recomendable manejar buenas relaciones, porque se logran muchos beneficios y se evitan costos. Además de esto, es importante anotar, que el banco seleccionado debe tener una buena cobertura tanto en el ámbito nacional, como  en el internacional para facilitar todo tipo de operaciones.

CONCENTRACIÓN DE DINERO EN POCOS BANCOS DEBIDAMENTE CALIFICADOS: con una buena selección se minimiza el riesgo y en consecuencia se hace menos importante la aplicación del principio de diversificación. De esta forma puede  resultar más ventajoso tener pocas cuentas con saldos y movimientos apreciables lo que, a su vez, traería el beneficio de estar perfectamente identificados y atendidos por la administración del banco, facilitándose cualquier clase de operación.
Lo que sí se recomienda enfáticamente, por razones tanto prácticas como de control interno, es adoptar la política de abrir dos cuentas de nómina, para usar una cada mes, alternativamente. Con el uso de las dos cuentas, en el plano práctico se facilita la conciliación mensual de esta cuenta, que involucra gran cantidad de cheques girados, la mayoría de los cuales quedan pendientes de cobro (téngase en cuenta que, como generalmente ocurre, el pago se hace el último día del mes). Desde el punto de vista de control interno, permite detectar de un vistazo si, al cabo de un mes, todavía quedan algunos cheques pendientes de cobro, lo que, en el caso particular de la nómina, es indicio de un manejo fraudulento por parte del pagador o, en todo caso, de un comportamiento atípico, que se debe analizar.

Aparte de los cuidados específicos relacionados con el manejo propiamente, el cual no se debe encomendar sino a personas de probada solvencia moral , se requiere gran dominio de las técnicas aquí enumeradas y cualquier otra que se pueda ocurrir para evitar que se pierda poder adquisitivo o se reduzca la rentabilidad por exceso de liquidez.

Entre los mecanismos para el cuidado físico, deben mencionarse los siguientes y como es lógico, otros que se pueden aportar con la seguridad que nunca sobrarán:

A. CUSTODIA: los cuidados que se deben implantar en lo referente al efectivo, deben comenzar desde el propio momento en que se recauda, y no terminan con el depósito en el banco sino con su verificación. Debe hacerse por una persona que reúna las condiciones de honorabilidad, responsabilidad  y mente muy precavida y despierta, además de una póliza de manejo y guardarse en caja fuerte preferiblemente biclave, una manejada por el responsable (tesorero o cajero) y la otra por un representante de la revisoría.

B. ARQUEOS PERIÓDICOS: el practicar arqueos periódicos intempestivos (normalmente deben efectuarse a primera hora del día) permite verificar si el efectivo recibido se guarda y consigna en la misma forma en que fue recibido, pues sucede que en algunos casos se presentan faltantes o hay cambios de cheques sin autorización alguna, o por alguna causa no se consigna todo lo recibido (excepción de los cheques posfechados). Una modalidad de fraude muy recurrente entre los responsables del manejo físico del efectivo, es el llamado jineteo (en inglés Lapping), que consiste en quedarse con parte del efectivo de un día o de una operación, reponerlo con parte de los ingresos del día siguiente, y así sigue el fraude, siempre “tapando el hueco” anterior con ingresos posteriores. Las situaciones  antes descritas salen a la luz mediante los arqueos de caja.

C. COMPROBACIÓN DE SALDOS: es conveniente la confirmación periódica de saldos con los bancos y corporaciones (de los saldos a determinada fecha), con el fin de “cruzarlos” con los registros auxiliares de caja y bancos. Esta sana medida de seguridad se ha tornado muy fácil en la era de las comunicaciones en línea con las entidades bancarias, lo que hace  posible efectuar la confrontación en tiempo real, cuantas veces se estime necesario.

D. CONCILIACIONES BANCARIAS: de manera enfática se recomienda la práctica de efectuar la conciliación de los libros de bancos con el extracto de cuenta enviado por la entidad, tan pronto éste se reciba. Como hemos dicho, el dinero en bancos es la partida del balance más expuesta a pérdidas por fraude; son incontables las modalidades de robo por parte tanto de empleados internos como de funcionarios del banco y otros delincuentes. Conciliar oportunamente las cuentas corrientes y de ahorros, ya que en algunos casos se presentan notas débito a la cuenta; a veces se presentan errores de consignación que, si no se averiguan rápidamente, pueden ocasionar un sobregiro en la cuenta; una investigación oportuna permite conocer claramente la situación y tomar las acciones correctivas). 

E. CONFIRMACIÓN DE SALDOS ACREEDORES: las prácticas de una sana auditoría, exigen que por lo menos una vez al año se confirmen los saldos de los proveedores y acreedores de la empresa, con el fin de no pagar más pasivo de lo debido y no recaudar menos de lo que corresponde.

F. TRANSPORTE: cuando el volumen de efectivo que se maneja exige la contratación de una transportadora de valores, no debe dudarse en hacerlo para disminuir el riesgo de atraco, robo o pérdida.

G. FIANZAS Y SEGUROS: es necesario que todos los funcionarios que en una u otra forma manejen efectivo estén cubiertos por pólizas de manejo y cumplimiento. Actualmente, es imprescindible tener toda clase de precauciones; y entre ellas tomar los seguros del caso, con el fin de disminuir el riesgo.

H.  SEGREGACIÓN DE FUNCIONES: para el caso específico del efectivo es conveniente evitar que queden concentradas en  un mismo funcionario las funciones de recepción, consignación y pagos en cadena. Siempre debe haber interrupciones que faciliten el control interno, (un empleado controla a otro).

I. APROBACIÓN DE DESEMBOLSOS: este mecanismo no por ser el último es el menos importante, al contrario, la buena administración del efectivo exige la identificación inmediata del funcionario responsable en cuanto a montos, fecha, lugar, etc. La aceptación de esta responsabilidad debe quedar como evidencia en el documento de pago o en su defecto en los soportes, mediante código, inicial, nombre, etc.

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