Capítulo 11

MODELO DE INVENTARIOS

 

por José Saúl Velásquez Restrepo

 

                                                                               1. INTRODUCCIÓN

Ahora con la Revolución Digital, utilizando La Inteligencia Artificial (IA) que está diseñada para identificar contextos y escenarios, trabajar con algunos modelos predictivos y tomar decisiones autónomas y El Big Data con capacidad de procesar grandísimo volúmenes de información se facilita enormemente el diseño  de modelos para manejar inventarios de todo tipo  siguiendo los delineamientos que se presentan en este capítulo.

Con el extraordinario avance de la tecnología y de los computadores, entre otros, se han desarrollado modelos específicos de manejo de inventarios, los cuales facilitan enormemente la acumulación de estadísticas por la gran capacidad de almacenamiento de información, variable clave en la utilización de experiencias. Igualmente importante, la gran facilidad de consulta, utilizando los diferentes medios de salida de información (pantalla, disquete, CD, impresos), además de ofrecer exactitud y prontitud, elementos básicos para la toma de decisiones.

El mercado ofrece una variedad de software de inventario. Unos de licencia pagada; otros, gratuitos.  ¿Cuál elegir? Pues, aquel que se adapte más a las características y requerimientos de la empresa.

Las compañías que utilizan software de control de inventarios, empiezan con un conteo físico de las unidades y su registro en el software, alimentándolo con datos como:

  • Inventario físico
  • Compras
  • Precio de compra por artículo (código)
  • Precio de venta por artículo (código)
  • Porcentaje que se paga en impuestos

A medida que se hace una venta, desde la caja debidamente conectada a una terminal, se registra por la computadora y de inmediato hace el descargo del o los artículos.

Las ventajas que ofrece esta clase software son muchas:

a. Permite un conocimiento inmediato y actualizado del inventario en cualquier momento.

b. Rebaja considerablemente los costos del manejo del inventario.

c. Cuando se realiza la venta no solo se hace el descargo en el inventario sino también en la contabilidad haciéndola más ágil y confiable.

d. Reúne datos estadísticos muy importantes para la toma de decisiones, como por ejemplo el promedio de las compras, el precio promedio, el porcentaje en que varían los precios de compra, la programación de pedidos de reposición, etc. 

e. Cuando se han manejado estos sistemas, por un año o más ya se dispone de  suficiente información básica que permite  crear estadísticas que informen sobre los períodos de mayor rotación de inventarios, qué clase de artículos se venden más en diferentes épocas, qué tendencia tienen los precios en determinadas períodos de escasez, etc.

f. Permite crear estándares de inventario mínimo y máximo de cada producto en particular, y  calcula el inventario promedio que se debe tener en una época o período determinado. Como éste software,  siempre está actualizado, cuando se llega al inventario mínimo de un artículo inmediatamente, da un aviso para que se ordene un pedido de reposición..

Con respecto a las ventajas que ofrece esta clase de software, se debe destacar  la información exacta e inmediata que ofrece el programa, para tomar decisiones rápidas y ágiles; para  conocer los mejores períodos para compras y determinar el nivel de inventario óptimo. La empresa que tiene mejor información ésta en ventaja competitiva con respecto a las demás. 

2. UN MODELO DINÁMICO (josavere) 

Es un tema del día a día; se trata de encontrar un modelo que permita atender la demanda (o la producción, según el caso) sin caer en excesos que comprometerían la liquidez y aumentarían el costo de capital, pero sin perder ventas por falta de producto terminado, o dejar de producir por escasez de de insumos disponibles.

Utilizando excel se puede hacer un programa sencillo y fácil de aplicar como el que se describe a continuación utilizando unos datos de entrada (in-put) y combinando con unas formulas que se indican paso a paso.

a. Se prepara una base de datos con todos los artículos que componen el portafolio, registrando el consumo de los tres últimos meses (mes a mes).

A1: D22

 

Descripción
(A)
Enero
(B)
Febrero
(C)
Marzo
(D)
Total
(E)
Partic.
Cons.
(%) (F)
Promedio
día hábil 
(G)
I.F.
Marzo
(H)
Partic.
Exis.
(%) (I)
Días
Exis
(J)
Lead
Time
(K)
A 330 333 438 1,101 24.5 15 464 25.2 31.2 45
B 234 215 300 749 16.6 10 5 0.3 0.5 5
C 117 180 152 449 10.0 6 12 0.7 2.0 30
D 105 85 118 308 6.9 4 132 7.1 31.6 15
E 73 82 144 299 6.6 4 171 9.3 42.2 15
F 100 80 82 262 5.8 4 286 15.5 80.9 45
G 79 79 84 242 5.4 3 27 2.0 11.5 5
H 90 72 65 227 5.1 3 106 5.7 34.3 45
I 52 55 99 206 4.6 3 106 5.7 37.8 30
J 44 56 86 186 4.1 3 193 10.5 76.5 60
K 46 42 42 130 2.9 2 16 0.9 9.2 5
L 42 38 45 125 2.8 2 162 8.8 96.1 45
M 29 26 25 80 1.7 1 93 5.1 92.4 45
N 13 17 24 54 1.2 1 1 0.0 0.4 5
O 12 9 18 39 0.9 1 15 0.8 27.7 5
P 9 2 22 33 0.7 1 24 1.3 54.3 5
Q 4 0 3 7 0.2 1 18 1.0 192.4 5
R 0 1 3 4 0.1 1 0 0.0 0.0 15
S 3 1 1 5 0.1 1 3 0.2 64.7 5
Total: 1,382 1,373 1,751 4,506 100 66 1,834 100

 

b. Se suma el consumo de los tres meses en estudio para calcular el consumo del trimestre (E = B + C + D).

c. Se calcula el promedio diario consumido en los últimos tres meses dividiendo el consumo del trimestre por el número de días hábiles (G = E / # de días hábiles).

d. Se divide el total del consumo de los tres meses (columna E) de cada artículo, entre el gran total de inventario para calcular el porcentaje de participación de cada rubro en el consumo (F = E1/ E20).

e. Se ordena la columna F de mayor a menor (buscando los paretos).

f. Se insertan como in–put, o datos de entrada, las cifras de existencia, según inventario físico al cierre del trimestre analizado (columna H).

g. Dividiendo la columna H por F (consumo día) se calcula el número de días para los cuales tenemos abastecimiento (J = H / G).

h. En la columna K, se registran como datos de entrada (in–put), el número de días hábiles que se  necesitan para ser reabastecidos por el proveedor, sumando los días que a criterio se quieren tener como inventario de reserva por cualquier eventualidad (Lead time).

i. Utilizando la herramienta "Formato condicional" damos la siguiente instruccion:

Si las existencias en días (columna J) son inferiores, a los días de reposición mas la reserva (columna K) entonces marque con rojo (indica alerta) la celda correspondiente en la columna J.

j. De la misma forma, utilizando formato condicional, se compara J (días para los cuales se tiene abastecimiento), con participación en consumo (columna F). Si la participación de consumo es superior a la participación en existencias también se marca con rojo.

k. Se toman inicialmente los artículos que muestran  doble marca en rojo  (zona crítica) y  se continúa con los que registraron una para decidir fecha y cantidad a pedir, con  apoyo en la información del modelo.

l. Para el mes siguiente se procede insertando los datos del último mes y omitiendo el primer mes, es decir, se trabaja con promedio trimestral corrido, así:

  • Enero - Febrero – Marzo
  • Febrero – Marzo – Abril
  • Abril – Mayo – Junio
  • Junio – Julio – Agosto

Y así sucesivamente como puede verse en el ejemplo:

Descripción
(A)
Febrero
(B)
Marzo
(C)
Abril
(D)
Total
(E)
Partic.
Cons.
(%) (F)
Promedio
Día Hábil 
(G)
I.F.
Marzo
(H)
Patic.
Exis.
(%) (I)
Días
Exis.
(J)
Lead
Time
(K)
A 334 43 369 746 18.0 10 565 28.0 56 45
B 215 300 171 686 16.6 9 16 0.8 2 5
C 180 152 139 467 11.3 6 21 1.0 3 30
D 85 118 95 298 7.2 4 108 5.4 27 15
E 83 144 67 294 7.1 4 134 6.6 34 15
F 80 82 130 292 7.1 4 376 18.6 95 45
G 79 84 75 238 5.7 3 37 1.8 12 5
H 72 65 52 189 4.6 3 78 3.9 31 45
I 55 99 88 242 5.8 3 107 5.3 33 30
J 56 86 63 205 5.0 3 216 10.7 78 60
K 42 42 64 148 3.6 2 10 0.5 5 5
L 39 45 43 126 3.0 2 131 6.5 77 45
M 26 25 22 73 1.8 1 140 6.9 142 45
N 17 24 8 49 1.2 1 1 0.0 2 5
O 9 18 9 36 0.9 0 29 1.4 60 5
P 2 22 9 33 0.8 0 29 1.4 65 5
Q 0 3 3 6 0.1 0 15 0.7 185 5
R 1 3 6 10 0.2 0 0 0.0 0 15

S

1 1 1 3 0.1 0 4 0.2 99 5
Total: 1,375 1,356 1,410 4,141 100 56 2,017 100

 

Descripción
(A)
Marzo
(B)
Abril
(C)
Mayo
(D)
Total
(E)
Partic.
Cons.
(%) (F)
Promedio
Día Hábil 
(G)
I.F.
Marzo
(H)
Partic.
Exis.
(%) (I)
Días
Exis.
(J)
Lead
Time
(K)
A 438 369 336 1,143 26.0 15 231 14.5 15 45
B 300 171 184 655 14.9 9 1 0.1 0 5
C 152 135 114 401 9.1 5 12 0.8 2 30
D 118 95 65 278 6.3 4 99 6.2 26 15
E 144 67 79 290 6.6 4 220 13.9 56 15
F 82 130 69 281 6.4 4 307 19.3 81 45
G 84 75 69 228 5.2 3 40 2.5 13 5
H 65 52 45 162 3.7 2 57 3.6 26 45
I 99 88 60 247 5.6 3 56 3.5 17 30
J 86 63 47 196 4.5 3 212 13.4 80 60
K 42 64 47 153 3.5 2 12 0.8 6 5
L 45 43 41 129 2.9 2 135 8.5 77 45
M 25 22 23 70 1.6 1 117 7.4 124 45
N 24 8 8 40 0.9 1 1 0.1 2 5
O 18 9 19 46 1.0 1 45 2.8 72 5
P 22 9 13 44 1.0 1 31 2.0 52 5
Q 3 3 4 10 0.2 0 11 0.7 81 5
R 3 6 2 11 0.3 0 0 0.0 0 15
S 1 1 6 8 0.2 0 1 0.1 9 5
Total: 1,751 1,410 1,231 4,392 100 59 1,588 100  

Igualmente, es importante analizar los artículos que se encuentren almacenados en las estanterías y no registran movimiento; con  un buen criterio, se pueden hacer informes de este tipo:

Días Sin Consumo Artículo Cantidad Valor Porcentaje
60 - 90
90 - 110
120 - 180
< - 180

El análisis juicioso de las cifras anteriores, hecho en forma periódica y consistente obliga a tomar alguna decisión que debe orientarse a generar flujo de caja por la vía más recomendable en el caso particular y a hacer oportunamente los ajustes necesarios en el balance para que se mantenga la objetividad que exigen los principios contables.

El modelo anterior debe interpretarse como una guía o auxiliar matemática, para facilitar la toma de las decisiones acertadas, para las cuales es imprescindible el buen criterio del ejecutivo, el cual se aplicará mejor a medida que se utiliza el modelo y se retroalimenta  su comportamiento para perfeccionarlo.

Opinón de la IA: El texto proporciona una visión detallada y práctica sobre la importancia y el manejo de inventarios en el contexto actual, destacando el papel crucial que juegan la tecnología y los modelos dinámicos en esta área.
Revolución Digital y Tecnología: El autor reconoce el impacto de la Revolución Digital, la Inteligencia Artificial y el Big Data en la gestión de inventarios, destacando cómo estas herramientas facilitan la recopilación, procesamiento y análisis de grandes volúmenes de datos para la toma de decisiones.
Software de Inventario: Se resalta la disponibilidad de una variedad de software de inventario en el mercado, tanto de licencia pagada como gratuitos, y se enfatiza la importancia de seleccionar aquel que mejor se adapte a las necesidades específicas de la empresa.
Ventajas del Software de Control de Inventario: Se enumeran varias ventajas del uso de software de control de inventario, incluyendo el conocimiento inmediato del inventario, la reducción de costos, la agilidad en la contabilidad, la recopilación de datos estadísticos importantes y la capacidad para establecer estándares de inventario mínimo y máximo.
Modelo Dinámico de Gestión de Inventario: Se describe detalladamente un modelo dinámico para la gestión de inventarios, que utiliza datos históricos y cálculos matemáticos para prever la demanda y mantener un nivel óptimo de inventario sin excesos ni faltantes.
Análisis de Artículos Estancados: Se sugiere un análisis periódico de los artículos que no registran movimiento en el inventario, con el fin de tomar decisiones adecuadas para generar flujo de caja y mantener la objetividad contable.
En general, el texto ofrece una perspectiva integral sobre la gestión de inventarios, combinando conceptos teóricos con herramientas prácticas y ejemplos concretos. Su enfoque en la tecnología y los modelos predictivos refleja la importancia de la innovación en este campo en constante evolución.

 

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