Capítulo 16

ANÁLISIS DEL ESTADO DE RESULTADOS (ejemplo) 

por José Saúl Velásquez Restrepo

 

Aspecto de gran importancia práctica para lograr los objetivos de generación de valor es el análisis periódico del estado de resultados (generalmente cada mes) para ir evaluando a medida que se avance en el ejercicio anual en términos de días hábiles y tomando decisiones lógicas, orientadas al mejoramiento continuo. Para ello, es muy recomendable tener un patrón de comparación, el cual se concreta con dos parámetros a saber: el estado de resultados del ejercicio anterior (dónde estamos) y el proyectado para el ejercicio en curso (a dónde queremos llegar) en concordancia con la planeación estratégica. Para ambos casos es fundamental un análisis vertical que indique la participación de cada uno de los egresos como porcentaje de los ingresos y permita hacer cuestionamientos a las partidas que no obedezcan a una lógica.

Si por ejemplo, los gastos de ventas para el periodo anterior equivalen al 13% de las ventas, ¿por qué van a representar el 7% en éste período acumulado o en el mes que se analiza? Este tipo de preguntas ayudan a encontrar una lógica para aceptar o rechazar una cifra que se salga de condiciones normales, a menos que se presente una explicación aceptable, por lo que es muy recomendable comparar los resultados del mes en estudio con los dos parámetros, haciendo énfasis en el periodo acumulado. Para ello es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:

aceptando la dificultad práctica de la contabilidad para medir con precisión los resultados de una empresa (a menos que se utilice un software muy bien diseñado) y la imperiosa necesidad de conocer el avance del negocio para tomar acciones de mejoramiento, es conveniente entender, de la mejor manera posible, lo que indican los estados de resultados  para poder analizarlos y aprovechar mejor la información que suministran. 

La contabilidad, según el principio de periodo contable, divide la existencia de la empresa en jornadas anuales al fin de las cuales se presentan oficialmente los estados financieros básicos. Para efectos administrativos, se descompone el año en períodos mensuales y se prepara el estado de resultados para evaluarlo y tomar acciones correctivas. Antes de aceptar la partida de utilidad o pérdida de un mes con relación a otro, se debe ser cuidadosos con las siguientes eventualidades que se pueden presentar, entre otras: 


INGRESOS
  • Fechas de cierre. es muy común que los responsables de ventas retarden el corte contable buscando presentar mejores cifras. En éste caso se tiene el ingreso pero no se contabilizan los costos y gastos fijos de los días que se prolongue la facturación, además de acelerar el pago de la parte correspondiente al IVA.

  • En la cifra de ventas se pueden presentar devoluciones que corresponden a periodos anteriores al mes en cuestión. Por supuesto, se aumenta el costo y baja el ingreso.

  • Descuentos por cualquier circunstancia, que no correspondan a las ventas efectivas del periodo analizado; el efecto es el mismo del numeral anterior.

  • Los días hábiles del mes. Si de antemano se sabe que el año presenta un cierto número de días festivos móviles, unos meses tienen más "carga fija" relativa sin poder generar ingresos en los días no laborables.

  • Producción disponible para facturar y no despachada; de ésta forma no se registra la utilidad operativa, pero sí los costos y gastos fijos; como consecuencia obvia, no se registra la utilidad.


EGRESOS
  • Costos variables. Pueden verse afectados por cambios en los precios de insumos que no necesariamente se presentan en el periodo que se analiza. Ejemplo; una materia prima se encarece en Enero, entra a modificar el costo promedio y se utiliza en Marzo; el efecto también puede ser negativo. De la misma forma se puede presentar un cambio con cualquier otro componente variable.

  • Costos ocultos.1 Representan otra causa, a veces la de mayor impacto en los resultados. Como su nombre lo indica, constituyen un verdadero desafío para que la administración los reduzca al máximo. Lo importante es identificarlos y cuantificarlos, expresándolos como porcentaje de las ventas, indicador que debe tratar de reducirse a su mínima expresión.

  • En cuanto a los costos y gastos fijos, el fenómeno es más crítico porque esos días no laborables de todas maneras implican los pagos correspondientes sin que haya producción ni ventas. Lo mismo ocurre con los gastos financieros, porque se presentan a medida que pasa el tiempo.

  • El manejo de las provisiones, estimaciones calculadas con la incertidumbre inherente por su carácter de tales, que pueden afectar positiva o negativamente el resultado. Para su manejo se recomienda el conservadurismo.

  • Además, las unidades vendidas en el mes no necesariamente son las producidas (o compradas) en el mismo, y por tanto el costo de la mercancía producida no es lo mismo que el costo de la mercancía vendida.

El análisis anterior  está expuesto a  inconsistencias en los resultados, independientemente de la calidad de la gestión que se cumpla, simplemente por imprecisiones en el manejo de los rubros de ingresos y egresos a registrar. Estas consideraciones permiten sugerir la conveniencia del análisis acumulativo el cual será más representativo de la realidad en la medida que se avance en el ejercicio, hasta llegar al final del periodo anual cuando se concilian con rigor los inventarios y las provisiones.

Se recomienda el manejo de las cifras del periodo (tanto años, como meses) expresadas en términos de días hábiles, dividiendo el total acumulado por el número de días para así calcular los resultados del ejercicio objeto del análisis en forma consistente y ante todo, aclarar las desviaciones  con notas explicativas.

Las anotaciones anteriores son muy útiles para la elaboración de presupuestos y para el control periódico orientado a la toma de decisiones y acciones correctivas con base en informes que se aproximen a los escenarios reales y cumplan su cometido como herramienta de generación de valor y mejoramiento continuo.

 

1. Nota: se recomienda estructurar un comité que analice e informe mensualmente sobre el comportamiento de los costos ocultos, los cuales resultan de situaciones de común ocurrencia por falta de las concentración y comunicación como por ejemplo:  errores en los montajes,  cambios repentinos en el orden del proceso,  daños de máquina por falta de mantenimiento preventivo,  pedidos mal tomados,  programaciones de producción no concordantes con la posibilidad de despacho (problemas de cartera, logística de trasporte, etc.), utilización de materiales inadecuados,  mala calidad, en la inmensa mayoría de los casos, por descuido y falta de compromiso,  accidentes de trabajo,  cualquier otra situación anómala que implique pérdida de tiempo  afectando el nivel de producción, los deterioros y mermas de inventario por cualquier motivo.

Concepto de la IA: la opinión sobre el análisis del estado de resultados presentada por José Saúl Velásquez Restrepo destaca la importancia de realizar un análisis periódico de los estados financieros, específicamente el estado de resultados, con el fin de evaluar el desempeño financiero de una empresa y tomar decisiones orientadas al mejoramiento continuo. Algunos de los puntos clave y recomendaciones que se destacan en el análisis son los siguientes:
  1. Utilización de un patrón de comparación: Se sugiere comparar el estado de resultados actual con el del ejercicio anterior y el proyectado para el ejercicio en curso. Esto permite evaluar el desempeño actual y tener un punto de referencia para determinar si las cifras son coherentes con la planeación estratégica.

  2. Análisis vertical: Se recomienda realizar un análisis vertical que muestre la participación de cada partida de egresos como porcentaje de los ingresos. Esto facilita la identificación de partidas que no obedecen a una lógica y plantea preguntas sobre posibles desviaciones.

  3. Eventualidades a considerar: El autor menciona una serie de eventualidades que pueden afectar los resultados, tanto en ingresos como en egresos. Estas eventualidades incluyen retrasos en el cierre contable, devoluciones de ventas, descuentos inusuales, días hábiles del mes, producción disponible no despachada, cambios en los costos variables, costos ocultos, gastos fijos en días no laborables y manejo de provisiones.

  4. Importancia de la consistencia: Se resalta la importancia de realizar un análisis acumulativo a lo largo del período para tener una imagen más representativa de la realidad y evitar las inconsistencias en los resultados. Además, se recomienda expresar las cifras en términos de días hábiles para calcular los resultados en forma consistente.

  5. Control periódico y toma de decisiones: El análisis del estado de resultados se presenta como una herramienta esencial para la elaboración de presupuestos y para el control periódico de la empresa. Se enfatiza la importancia de utilizar informes que se acerquen a la realidad y cumplan su función como herramienta de generación de valor y mejora continua.

En general, la opinión de José Saúl Velásquez Restrepo destaca la necesidad de un análisis detallado y cuidadoso del estado de resultados para comprender mejor la situación financiera de una empresa y tomar decisiones informadas. También se hace hincapié en la importancia de considerar las posibles irregularidades que puedan afectar los resultados y en la necesidad de llevar a cabo un análisis acumulativo a lo largo del período para obtener una imagen más precisa de la situación financiera.



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