Capítulo 3

INFORMACIÓN  FINANCIERA PARA ANÁLISIS Y TOMA DE DECISIONES 

                                                                      Introducción 

En Enero /2020 el Foro de Davos, hablando de CAPITALISMO CONSCIENTE, definió el próposito de un empresa de la cuarta revolución industrial: " involucrar a todos los grupos de interés en la generación de valor compartido y sostendido incluyendo comunidades locales y sociedad". Con la Revolución Digital  se genera un mundo en el que los sistemas de fabricación virtuales y físicos cooperan entre sí de una manera flexible a nivel global; ya no es opción trabajar aisladamente debido a la clara evolución hacia la colaboración, no a la competencia. 
Los cambios que se imponen en la actividad económica para la recuperación de la crisis del año 2020 ocasionada por la pandemia del COVID-19 o coronavirus  y la Revolución Digital, exigen  el uso de modelos digitales para lograr  altos niveles de productividad, lo que llevará las empresas a implementar los salarios de riesgo con base en los resultados que se obtengan, haciendo más justo el modelo de compensación para los accionistas y los trabajadores, incluyendo el equipo directivo, contribuyendo a un sistema empresarial que participe activamente en la sostenibilidad con más justicia social.

El fenómeno de la globalización es irreversible y  el desarrollo de la banca electrónica y el Internet facilitan enormemente la actuación de los inversionistas, independientemente de que se trate de capitales golondrina o permanentes  y la tendencia contable, se orienta hacia unas normas universales de contabilidad (NIIF) lo que  facilitará cada día más la toma de decisiones.

Para aumentar la productividad, se requiere la elaboración participativa del recurso humano en la elaboración del Plan de Generación de Valor, lo cual se facilita en la medida que los ejecutivos tengan conocimientos básico de contabilidad y de finanzas, lo que hace, aún por manejo personal, muy  conveniente que todas las personas, independientemente de su oficio o profesión adquieran unos conceptos financieros básicos que les faciliten decisiones de inversión, bien sea como empresarios en negocios particulares, sin importar el tipo  ni el tamaño de la sociedad o como inversionistas a través del sistema financiero.

En el mundo moderno se da por descontado el objetivo de mejorar el nivel de calidad de vida y ya empieza a utilizarse el índice de felicidad como el  indicador más importante a nivel país. Aunque aparentemente es muy abstracto es un desafío para las ciencias sociales perfeccionar el modelo para que éste índice sea de aceptación general y se convierta en un objetivo a nivel de países y de las empresas en general porque existe una correlación directa entre el  nivel de felicidad y la productividad. La gente que trabaja feliz es muy creativa, innovadora, eficiente y muy dispuesta a trabajar en equipo.

El nivel de satisfacción tiene que ver con la atención de necesidades humanas básicas, las más fáciles de cubrir y continua con las más complejas o de orden superior para cuyo logro se requiere el concurso de los demás, lo que nos lleva a plantear como objetivo empresarial la búsqueda de la felicidad como un colectivo contagioso de grupos integrados con gente de mucha calidad personal.

Por supuesto no se puede hablar de grupos felices si no se tienen condiciones de trabajo confortables con buen paisajismo y demás comodidades ambientales. Como normalmente las personas trabajan la tercera parte de su tiempo, es necesario que los gobiernos se ocupen de la sostenibilidad y reglamenten todo lo pertinente, recauden  los impuestos  correspondientes y los administren con absoluta TRANSPARENCIA, exterminando la corrupción para que el dinero aportado por las empresas se aplique en su totalidad a crear ambientes incluyentes que protejan la familias como célula de la sociedad y ayuden a catapultar el grado de felicidad para acrecentarla a nivel  personal, base de la productividad para poder competir en un mundo globalizado, urgido de recuperación.

En este orden de ideas, existe un abismo muy grande entre la administración y la contabilidad. De un lado todos los avanzados en administración coinciden en afirmar que el recurso humano es el más importante y no escatiman esfuerzos en su selección, entrenamiento, desarrollo y compensación, incluyendo el grupo familiar. Para lograr esos niveles de capital intelectual, las empresas requieren grandes inversiones que usualmente la contabilidad trata como gastos reduciendo la utilidad y por ende el pago de impuestos, pero creando reservas ocultas que deben tenerse muy presentes cuando se va a calcular el valor de la empresa.

En la medida que se tengan equipos de trabajo bien integrados con personas de mucha calidad personal (valores empresariales), solidarios, con planes de vida alineados con la organización empresarial y debidamente comprometidos con la misión y la visión de la empresa se logra un activo intangible muy valioso que equivale a una importante proporción del capital intelectual. Se complementa con las inversiones en SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL Y LAS INNOVACIONES, las cuales explican en buena parte la diferencia entre el valor de mercado de la acción y su valor intrínseco.

Cada país, al reglamentar su propio modelo y los planes únicos de cuentas para los distintos sectores (PUC) debe respetar las NIIF para estar en concordancia con los sistemas internacionales, lo que facilita enormemente las negociaciones con el exterior   y  obvia la necesidad de llevar a cabo engorrosos ajustes, que son indispensables cuando se requiere interpretar la información financiera procedente de países que aún no se han acogido a dicho régimen.

La estructura a que nos referimos  se compone de unos modelos básicos de información financiera, a saber:

1) el balance general,

2) el estado de resultados,

3) el estado de cambios en la situación financiera,

4)  el estado de cambios en el patrimonio y

5) el estado de movimientos de efectivo.

 Este documento está orientado a facilitar la comprensión de los estados financieros, con un lenguaje muy sencillo para que esté al alcance de todos dando por entendido, que para hablar de finanzas se requiere entender la información contable.

En Colombia, la contabilidad  está regulada por la ley 1314/2009, y los decretos 2649 y 50/1993 sobre el Plan Único de Cuentas (PUC) que fueron expedidos  por los ministerios de Hacienda y Crédito Público, y de Comercio, Industria y Turismo con base en la propuesta del Consejo Técnico de Contaduría Pública.

La información contable debe revelar de manera integral los hechos económicos que afectan la situación financiera de la compañía de forma comprensible y útil, para poder satisfacer los objetivos internacionales,  lo que se consigue con unas cifras bien ordenadas, clasificadas de acuerdo con el PUC, comparadas con una situación inicial, complementadas con las notas explicativas y el informe de gestión que debe presentar el gerente y la junta directiva en la asamblea de socios que obligatoriamente debe celebrase con corte contable al final del ejercicio  para poder  registrar los avances o las situaciones contrarias en caso que aparezcan y que sirva de guía para repartición de dividendos, valoración de la empresa para efectos legales y otro tipo de decisiones de tipo estratégico.

Financieramente hablando, su capacidad de predicción es muy pobre, porque corresponden al pasado y muestran el resultado, cuando la verdadera función financiera apunta al futuro. Como los ejecutivos deben actuar con ética y con toda la responsabilidad que les corresponde por la posición que ocupan, es fundamental ir creando una cultura de proyecciones bien fundamentadas, empezando por su presentación comparando y analizando los resultados reales con los presupuestados. Deben estudiarse cuidadosamente las desviaciones, lo que constituye una poderosa herramienta de evaluación objetiva y retroalimentación de experiencias; además sirve de base para implementación de los salarios de riesgo de los directivos, quienes deben tener un  ingreso que les permita vivir dignamente y al final del ejercicio una compensación ligada al resultado como pasa con los accionistas.

Es conveniente que los inversionistas puedan comparar las expectativas de la empresa con las demás que ofrece el mercado y se facilite el análisis amplio en las asambleas de accionistas para que disponiendo todos de la misma información conozcan el plan estratégico, se discuta y apruebe la distribución de dividendos, consultando el estado de resultados del ejercicio y la proyección del flujo de efectivo o lo que otros llaman el flujo  de caja libre proyectado.

Vamos a tomar como guía de estos contenidos los estados financieros consolidados del Grupo Éxito (almacenes y filiales) debidamente certificados por el revisor fiscal.

1. EL BALANCE GENERAL

El balance y demás estados financieros hace parte del informe que presenta la gerencia con revisión previa sobre la autenticidad las cifras por la auditoría y certificado por la revisoría fiscal con la debida anticipación a la fecha de la asamblea,  compartiendo la responsabilidad  ética y legal tanto de las cifras como las notas complementarias y debe presentarse con los indicadores de generación de valor, liquidez, actividad, endeudamiento, cobertura y rentabilidad. Debe  estar disponible con la debida anticipación a la fecha de la asamblea, para todos los accionistas para evitar asimetrías en la información como lo exigen las buenas prácticas del gobierno corporativo.

En términos simples, un balance equivale a la ecuación: A = P+ P_at (suma de activos igual a suma de pasivos más patrimonio) en una fecha determinada que debe ser oportuna, es decir recién terminado el ejercicio a evaluar  y con cifras verificables lo que indica que debe representar fielmente los hechos económicos.

Los activos, que generalmente se presentan en la columna de la izquierda, valorados en moneda nacional se caracterizan por ser identificables; la empresa debe tener un poder de dominio sobre ellos y además, deben tener capacidad potencial para generar efectivo mediante una actividad bien administrada porque  ningún activo, por sí solo, produce renta. Se clasifican en dos grupos básicos: Fijos y Corrientes; también pueden ser agotables,  intangibles y otros (cargos diferidos como construcciones en curso, instalaciones y montajes.

La suma de todos ellos, constituye los activos totales, los cuales deben valorarse con prudencia, es decir escogiendo la alternativa más baja de valoración en caso que existan varias posibilidades (conservadurismo contable), utilizando un criterio adecuado de valoración dentro de las alternativas que se presenten, en forma consistente, conservando el método utilizado a través de la vida del negocio,  a menos que se requiera un cambio, en cuyo caso, se debe dejar una nota clara explicando el porqué  y sus efectos.

a) Los activos fijos constituyen la infraestructura; el montaje que se requiere para poder realizar la operación y comprende los terrenos que no son depreciables y otros depreciables o amortizables como edificios, maquinaria, equipos y herramientas, vehículos, patentes, licencias de funcionamiento y otros que no están para venderse sino para utilizarse. Usualmente se agrupan en:

1) Las propiedades, planta y equipo generalmente se  avalúan a su  costo de adquisición mas  las mejoras, adiciones, capitalización por diferencia de cambio, gastos financieros y demás atribuibles a su adquisición  más los ajustes por inflación hasta Dic 31/2006. La cifra anterior sirve de base para calcular la depreciación contable, la cual disminuye el valor del activo y  que se calcula con la siguiente base:

Para los edificios, 5% de su valor, por año. Ese monto es la resultante de adoptar como criterio que esta categoría de bienes tiene una vida útil de 20 años; es decir que se estima que perderá el valor en su totalidad  al cabo de dicho lapso.

Para maquinaria y equipo, 10% anual de su valor, lo que equivale a decir que para esta categoría se asume una vida útil de 10 años.
Para vehículos, 20% por año. Se asume una vida útil de 5 años.

Para otro tipo de bienes puede usarse la depreciación flexible o acelerada en casos de rápida obsolescencia como los equipos de cómputo u otros bienes con alto grado de tecnología. Otro criterio válido para ciertos activos es la depreciación flexible lo cual se determina, con base en horas de trabajo atendiendo especificaciones técnicas del proveedor. También puede basarse  en el valor de reposición, valor de mercado, avalúos comerciales, el valor presente descontado.

Otros bienes se depreciación por agotamiento, como es el caso de los terrenos con  minas y yacimientos (minerales, petróleo) y  ciertos  bienes muebles que se convierten en  “inmuebles por destinación” (como una volqueta o una retroexcavadora en una mina). Las mejoras posteriores se pueden capitalizar como un mayor valor del activo o manejarse por separado si es probable que se obtengan beneficios económicos futuros. Las valorizaciones afectan directamente el patrimonio 

2)Los activos diferidos o gastos pagados por anticipado como intereses y seguros que se van amortizando a medida que se reciben los beneficios y  casos como mejoras en propiedad ajena, mientras se explota, construcciones en curso,(diferencias con saldos a favor), impuestos por reclamar cuando se tiene expectativas razonables de recuperación por devolución. También pueden representar  bienes o servicios de los cuales se espera recibir beneficios económicos futuros como el desarrollo de proyectos, programas de cómputo, gastos de promoción y publicidad, incluyendo  ajustes por inflación hasta Dic 31/2006. 

3)Los activos intangibles equivalen a los desembolsos  directos incurridos para adquirir marcas comerciales, derechos de distribución, contratos de arrendamiento con opción de compra, investigación y desarrollo, certificaciones y el crédito mercantil que  correspondan a erogaciones claramente identificables.  Esta categoría de activos, igual que las anteriores, se amortiza anualmente.

En el caso de marcas y patentes, su valuación  debe basarse en estudios técnicos realizados por una banca de inversión que determine el tiempo de amortización; en  los contratos de leasing con opción de compra, los activos y pasivos se registran por el valor presente de los cánones y opción de compra pactados, calculado  a la fecha de iniciación del contrato con base en la tasa interna de retorno del respectivo contrato y los derechos se amortizan por el método de línea recta con cargo al estado de resultados, como gastos financieros.

Los desembolsos en investigación y desarrollo se reconocen como activo intangible cuando el producto o servicio desarrollado o mejorado es viable técnica y comercialmente para lograr beneficios económicos futuros. En este caso se amortiza linealmente; en caso contrario, se trata como un gasto que afecta el estado de resultados.

Las certificaciones : calidad ISO 9000, ambiental ISO 14012, seguridad comercial BASC, seguridad y salud ocupacional OHSAS 18001 y buenas prácticas de manufactura HACCP Y BPM se registran por la inversión total para conseguirlas.

El crédito mercantil equivale al monto adicional pagado sobre el valor en libros para adquirir acciones de sociedades sobre las cuales la matriz tiene o adquiere el control y se amortiza en el tiempo que se espera recuperar, no mayor a veinte años.

b) Los activos corrientes, contablemente hablando son el efectivo y los demás bienes susceptibles de convertirse en dinero en un periodo inferior a un año; financieramente hablando, es más técnico decir que se convierten en efectivo en un ciclo operativo como las inversiones temporales, las cuentas por cobrar, los inventarios. Para que una empresa opere eficientemente requiere unas partidas mínimas en activos corrientes, dependiendo de la duración de su ciclo operativo (compra de materias primas, producción, ventas y recaudos en empresas manufactureras; compras, ventas y recaudos, en empresas comerciales). Las  partidas  en efectivo, cuentas por cobrar e inventarios se convierten en activos fijos para efectos financieros.
 
Se debe constituir una provisión para las eventuales porciones de carteras  incobrables; su monto debe acatar los criterios y límites señalados en las disposiciones legales al respecto. Los inventarios pueden valorarse por alguno de los siguientes métodos:  costos específicos, promedio ponderado, PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, primeras en salir). En todos los casos se debe deducir la partida correspondiente a provisiones por obsolescencia  y deterioro; las inversiones temporales se registran por el valor pactado, si es un monto cierto; o por el señalado por la autoridad tributaria, si es variable o incierto, como es el caso de las acciones en bolsa.

La suma  que corresponde a esas partidas mínimas equivalen al capital de trabajo necesario. Los excesos que se presenten en esos rubros, representan sobrecostos por ineficiencia bien sea por inadecuado manejo del efectivo, deficiencias en la administración de cartera o en el manejo de inventarios. En los negocios se cometen muchos errores de ese tipo que afectan negativamente la estructura financiera y generalmente pasan desapercibidos.

La proporción de cada una de estas cantidades, con relación  al total de los activos constituye la estructura del activo que indica la importancia relativa de cada uno de ellos para analizar con especial cuidado los más representativos, como la cartera en los bancos, los inventarios de mercancía disponible para la venta en las empresas comerciales, los diferentes tipos de inventarios en las empresas manufactureras, etcétera.

Financieramente hablando, la estructura del activo debe guardar relación con la estructura financiera de acuerdo al principio de conformidad financiera: el activo fijo y la parte fija del activo corriente  o sea el capital de trabajo deben financiarse con capital propio y con pasivo a largo plazo.

Los pasivos, representan un compromiso a cumplir con un tercero y se caracterizan por tener un costo, una fecha de vencimiento y una prioridad en la reclamación a favor del beneficiario en el caso de un fracaso. Se clasifican en: 

a) Corrientes: caracterizados por tener vencimiento en un término inferior a un año  y  financieramente se deben atender con la generación de efectivo a través de la operación o el giro ordinario del negocio.

b) largo plazo, los que tienen vencimiento a un plazo mayor a un año y equivalen a la diferencia entre los pasivos totales y los pasivos corrientes. 

La suma de de ambos constituye el pasivo total y su costo se calcula con el promedio ponderado de todas las obligaciones que lo componen y debe mantenerse actualizado permanentemente.

El patrimonio que equilibra las dos columnas, en términos contables, equivale a la diferencia entre los  activos  y los  pasivos totales; pertenece a los dueños, cuyos derechos  son residuales, es decir, en caso de liquidación se atienden primero los demás grupos de interés a saber: gobierno, trabajadores, proveedores y entidades financieras.

Corresponde a los dueños de la empresa;  su responsabilidad es  preservarlo y acrecentarlo armónicamente con atención al compromiso social y de sostenibilidad  mediante la generación de valor, con buena liquidez y facilidades de negociación,  lo cual se constituye  en el objetivo prioritario de la función financiera. Se compone por los aportes de los socios, las utilidades retenidas de periodos anteriores y del ejercicio, las reservas (legales y estatutarias), el superávit por valorizaciones, la revalorización del patrimonio,  la prima en colocación de acciones y las donaciones recibidas.

Si se divide el patrimonio por el número de acciones en circulación se obtiene como resultado  el valor intrínseco de la acción, base para calcular el Q (de Tobin) que mide la relación entre el valor de mercado de la acción y su valor en libros. Para el cálculo de este indicador se acostumbra  involucrar un valor para los  activos intangibles, en la medida que el público inversionista esté dispuesto a pagar una prima para adquirir acciones en el mercado bursátil.

En el mundo empresarial se da cada vez mayor importancia al capital intelectual, del cual el recurso humano es uno de los componentes más importantes y al desarrollo sostenible, certificado por entes especializados; Aquí identificamos un vacío protuberante cuando se trata de determinar el valor real de una empresa. Y desde el punto de vista de la concepción empresarial contemporánea, plantea un verdadero reto para el sistema contable tradicional. 

Cuando una empresa invierte en activos fijos,  en términos financieros se dice que está inmovilizando dinero en efectivo y afectando la tan recomendable liquidez; por ello los activos fijos deben ser los estrictamente necesarios para atender la demanda, contando con el desarrollo previsto en el plan de generación de valor. Esa sana medida evita caer en los sobrecostos por capacidad ociosa y el costo de oportunidad del capital invertido. 

Por supuesto, la decisión varia con el tipo de negocio; sectores como el hidroeléctrico, transporte, hotelería, textiles, los clubes deportivos, entre otros requieren estructuras  con montos muy elevados, que a su vez implican grandes erogaciones por gastos financieros, mantenimiento y otros que se convierten en desembolsos fijos que aumentan el riesgo financiero, obligando a buscar generación de fondos, aún sacrificando rentabilidad, como lo hacen las empresas de aviación, los hoteles, las salas de cine en los períodos estacionales en que la planta productiva es subutilizada. Para el efecto deben utilizar adecuadamente el costeo directo, método muy recomendable para toma de decisiones que ayuden a copar la capacidad de planta.

Si por el contrario, como financieramente es lo más recomendable, la estructura es liviana, el riesgo financiero es menor pero aumenta el riesgo operativo; en este caso es importante tener claro el activo corriente más representativo, para buscar la máxima especialización en el rubro dominante como el efectivo en las entidades financieras, los inventarios en las comercializadoras y la cartera en los negocios tipo “te fío porque en vos confío”.

 Se asume que la empresa tiene vida indefinida,a menos que se especifique lo contrario como sería el caso de los consorcios que licitan obras públicas, o las compañías constructoras,  pero para efectos administrativos, se recomienda preparar balances periódicos y según el principio de periodo contable, se deben presentar para su aprobación a la asamblea general con corte a   Dic/31 para rendir informes objetivos y consistentes a los afectados a saber: gobierno, trabajadores, acreedores, entidades financieras y accionistas. Estos reportes deben ser útiles para orientar a los interesados con revelación plena.

La empresa, según el Principio de Entidad, es un ente independiente de sus socios lo que en la práctica se constata con un certificado de constitución y gerencia expedido por la cámaras de comercio y  obliga registrar en  su contabilidad cualquier transacción con ellos y todo cambio en la composición accionaria de la sociedad.

La presentación del balance y demás estados financieros debe complementarse con los indicadores financieros² 

Es preciso ser consciente de las limitaciones de esta herramienta y en cada caso hacer los ajustes en las variables que puedan inducir a distorsiones en el análisis.(y las acciones a seguir para hacer los ajustes antes de concluir un informe.)

Los indicadores de liquidez tratan de medir la generación de efectivo  y capacidad de pago para las obligaciones de corto plazo y se usan comúnmente EL EBITDA (utilidad operativa del periodo más depreciaciones y amortizaciones), el capital de trabajo, la razón corriente, la prueba ácida y la prueba refinada.

Los indicadores de actividad miden la duración del ciclo de efectivo, el intervalo de tiempo mientras se invierte en los procesos productivos o de comercialización hasta lograr el recaudo del circulante y se calculan los días de cartera, los días de inventario y la duración del ciclo de caja (días de inventario más días de cartera menos equivalente en días de proveedores); constituyen el complemento esencial  de los indicadores de liquidez. Mientras más corto sea el ciclo de efectivo más liquidez y viceversa.

Los indicadores de endeudamiento muestran la proporción y el tipo de deuda con relación a los activos totales indicando el porcentaje que, a la fecha de corte, pertenecería a los acreedores en el caso de una disolución y evaluando las garantías que respaldan los diferentes créditos. Se requiere  como base  para calcular el costo de capital.

Los indicadores de cobertura, miden la capacidad de la generación de fondos para pagar el servicio a la deuda; son indicadores  en términos de las veces que se generan los desembolsos para cubrir los compromisos vigentes; son bastante utilizados por los banqueros y entidades crediticias. Es lógico que  mientras más veces se generen las cargas fijas de tipo financiero, mejor es la situación de la empresa.

Los indicadores de rentabilidad miden la eficiencia desde un punto de vista financiero relacionando las utilidades con el patrimonio comprometido y los activos utilizados,  relacionándolos con el costo de capital en términos de si se genera o destruye  valor.

En general, los indicadores financieros complementan la información  financiera pero tienen limitaciones que se requiere conocer para hacer los ajustes y precisiones pertinentes antes de emitir un juicio que sirva de base para tomar una decisión. Se recomienda, en lo posible, tomar una serie de siete observaciones para que estadísticamente muestren tendencia y graficarlos para poder observar su comportamiento, como se hace con El Modelo Holístico;  para completar el diagnostico deben   compararse con los indicadores de las demás empresas del sector tanto a nivel nacional como internacional. 

Cuentas de orden

De acuerdo con el principio de prudencia, se utilizan como control y recordatorio de tipo administrativo para registrar hechos o circunstancias que no afectan las cuentas de balance ni de resultados pero que conviene conocer  por sus posibles efectos futuros como mercancías en consignación, emisión de obligaciones bursátiles, para contingencias (avales que son firmas que garantizan obligaciones, litigios que son juicios pendientes por resolver, fianzas, derivados financieros. Se crean dos: una de naturaleza deudora y otra acreedora pero no representan nada en las cuentas de balance ni en las de  resultados. Con ellas, como siempre se acostumbra en contabilidad, se sigue el principio de la partida doble; al cruzarlas se anulan, lo que arroja efecto cero. 

Estados financieros consolidados

Deben presentarlo los  grupos de  empresas con una casa matriz y otras subordinadas para agrupar los estados financieros como si fueran una sola empresa. Las políticas y prácticas contables deben aplicarse en forma homogénea  en la la casa matriz o holding y en las controladas. En el caso de compañías de distintos países se hacen los ajustes previos para que la consolidación se haga con información homogénea. Cuando una empresa, llamada matriz, o holding, es dueña de otras subordinadas, sucursales o filiales, debe presentar estados financieros consolidados. Es decir, las cifras agregadas de toda la organización, como si fueran las de una sola empresa. Para hacerlo, se procede a eliminar  las transacciones entre compañías como las ventas y los préstamos.

2. ESTADO DE RESULTADOS

Constituye la herramienta para evaluar la gestión en un periodo, especialmente en lo referente al corto plazo; mide  el desempeño del grupo ejecutivo y sirve de base para calcular los   indicadores de actividad, generación de valor y rentabilidad. Aritméticamente hablando resulta de la sumatoria de los ingresos de diversa índole  menos los egresos de todo tipo. Éstos se clasifican en extinguidos (los que no implican salida de efectivo como las depreciaciones, las amortizaciones más los gastos diferidos) y vivos (los que implican salidas de efectivo), concepto de gran importancia para calcular el punto de equilibrio financiero o sea el nivel de producción y ventas que permite sostener la operación de la empresa con el efectivo que genera.

Como los estados financieros están orientados a la toma de decisiones, es importante tener consciencia de las limitaciones  del estado de resultados como se presenta en la contabilidad tradicional; usualmente, se reconocen los ingresos en el momento de las ventas, las que en muchísimas ocasiones se hacen a crédito, generando facturas por cobrar que se registran como activo corriente en el balance y que estrictamente hablando, no  generan renta sino cuando se haga el correspondiente recaudo. Además es importante anotar que la utilidad se genera empezando por el estudio del mercado, continua con el diseño, un proceso productivo eficiente con almacenamientos y empaques adecuados y se completa con la venta (momento en el cual la contabilidad reconoce la renta) pero se remata con el recaudo, sin afectar el estado se resultados.

Algunos egresos se hacen antes y se van registrando con el paso de los periodos contables como las depreciaciones, amortizaciones y los gastos diferidos; otros se hacen con posterioridad, pasando al balance como cuentas por pagar y  algunos se hacen en efectivo. La contabilidad les da exactamente el mismo tratamiento como si todo se hiciera en un instante, lo que obliga a dar mucha importancia al estado de flujos de efectivo como herramienta de medición de la liquidez y  de capacidad de pago. Por lo anterior es importante analizar cuidadosamente,  con diferentes ópticas, las cifras antes de emitir un juicio, especialmente en empresas que operen en países con altas tasas de inflación, la cual afecta negativamente la liquidez.

Administrativamente hablando, es fundamental diferenciar claramente los costos y gastos fijos y variables, conceptos con los cuales se cometen muchos errores de apreciación conceptual. Los fijos se presentan en función del tiempo, independientemente del nivel de ocupación de planta y del grado de eficiencia en el desempeño como las depreciaciones, los arrendamientos, la nómina fija y otros. Los variables pueden expresarse en términos de una función lineal: y= f(x), siendo la suma de costos y gastos dependiente del nivel de producción y ventas. Los costos se recuperan a través de la venta; los gastos no se recuperan.

Rubro de gran impacto en el estado de resultados es el costo de lo vendido, para el cual es fundamental la utilización del sistema de costos indicado para la  actividad de la compañía en particular porque un mal costeo puede llevar una empresa a situaciones no deseables que se manifiestan con repercusiones en el flujo de efectivo, que si son positivos está bien, aún cuando pueden afectar las ventas, pero en caso contrario podría llevar la organización a insolvencia técnica, la más grave enfermedad empresarial.

En la presentación tradicional del estado de resultados se  ignoran los costos ocultos, muy frecuentes en todo tipo de empresas y muy fáciles de observar a simple vista, los cuales afectan negativamente la generación de valor y pasan desapercibidos sin que nadie asuma ninguna responsabilidad sobre ellos.

En el estado de resultados debe diferenciarse claramente las cifras del resultado operativo, haciendo énfasis en el análisis vertical por medio del cual se establece la proporción de cada uno de los componentes del costo con relación a los ingresos operativos del ejercicio que equivalen al cien por ciento (100%) y compararlo con los ejercicios anteriores y con las cifras presupuestadas  en el  plan de generación de valor, base para el mejoramiento continuo.

Debido a la globalización, se impone una comparación de los costos variables con las empresas del sector tanto a nivel nacional como internacional porque, en el largo plazo, las fuerzas del mercado se imponen y el mecanismo práctico para afrontar la situación es el aumento de la productividad, medida en términos de costos reales.

Los logros en la parte operativa no pueden perderse a causa de “ineficiencias programadas” por subutilización de capacidad de planta, lo que implica sobrecostos calculables con el coeficiente SCO³ que relaciona los costos fijos con su nivel de ocupación, ni por gastos excesivos en la planta administrativa, lo que puede arruinar los logros operativos como generalmente ocurre en las empresas burocráticas.

Tampoco, en el análisis, se pueden afectar los resultados, vía gastos financieros que influyen negativamente  y afectan el resultado final. Estos dependen de las condiciones generales (riesgo país) y principalmente de las tasas de interés que juegan un papel importantísimo en el desempeño de la economía y obedecen al manejo macroeconómico; particularmente, de la estructura financiera de la empresa y su generación de fondos.

El estado de resultados nos permite analizar este tipo de situaciones y verificar las veces que se ganan operativamente los gastos financieros y calcular que proporción de los ingresos representa EL EBITDA (utilidades operativas más depreciaciones y amortizaciones) el principal indicador financiero de la generación interna de fondos y EL EVAC, indicador corregido de la generación de valor, bastante representativos cuando se evalúa la gestión  empresarial y cuando se valora una empresa.

Complemento importantísimo al analizar el estado de resultados es el costo de capital, el cual dada su importancia debe mantenerse bajo control mediante un modelo dinámico que  mantenga actualizado el indicador como  elemento de referencia para negociaciones  como adquisición de créditos, aprovechamiento y  otorgamiento de descuentos financieros, selección de proveedores y cambios en la estructura financiera, verificando que se  respete el principio de conformidad financiera. El estado de resultados permite calcular los indicadores de actividad que constituyen el complemento de los indicadores de liquidez.

3. ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACIÓN FINANCIERA 

Sirve para calcular los cambios en el capital de trabajo neto que por definición equivale a la diferencia entre el activo y el pasivo corriente, comparando la situación inicial con la final de un periodo, para determinar si presentó aumento o disminución; se utiliza para analizar de dónde se obtuvieron los fondos y en que se utilizaron, lo cual lo convierte en la herramienta ideal para verificar el cumplimiento del principio de conformidad financiera.

Toda reducción de un activo o aumento de un pasivo es una fuente de fondos. Por antítesis, todo aumento de un activo o disminución de un pasivo es un uso o aplicación de efectivo. Responde a preguntas como: ¿En qué se utilizaron los ingresos provenientes de la venta del terreno? ¿Qué se hizo con el efectivo de la emisión de acciones y con los dineros provenientes de la colocación de bonos en el mercado?. Además constituye una buena herramienta de control de los planes de financiación de inversiones y pago de dividendos sin descapitalizar la empresa. 

Las fuentes de efectivo en las empresas son:

a) la generación interna de fondos, la más conveniente equivalente a las utilidades del periodo más las depreciaciones y las amortizaciones, porque éstas últimas no representan salidas de efectivo pero si bajaron las ganancias en la proporción que se contabilizó como costo de la mercancía vendida para calcular la utilidad del periodo.

b) La liquidación de inversiones en caso que se presenten.

c) Los préstamos a corto y largo plazo

d) La venta de activos, situación que  eventualmente se puede presentar. 

Las aplicaciones son:

a) El pago de pasivos.

b) Las inversiones

c) El pago de dividendos.

d) Las capitalizaciones de los socios

Es recomendable, antes de aprobar el plan de desarrollo de la empresa verificar con el estado de cambios en la situación financiera proyectado si las fuentes de financiación son las recomendables para preservar una adecuada estructura respetando el principio de conformidad financiera y en caso de ser necesario, hacer las correcciones oportunamente.

 

4. ESTADO DE CAMBIOS EN EL PATRIMONIO 

El patrimonio se compone de los aportes de los dueños, las utilidades retenidas de periodos anteriores y del ejercicio, las reservas, el superávit por valorizaciones, la revalorización del patrimonio, la prima en colocación de acciones y las donaciones recibidas.

Se prepara para un periodo y permite observar detalladamente con que patrimonio se inició y con qué patrimonio se termina el ejercicio. Lo ideal es que se incremente su valor por la vía de generación de valor con una buena liquidez que permita atender el desarrollo.

La cuenta de capital suscrito y pagado corresponde al valor efectivamente aportado por los socios; el superávit corresponde al incremento logrado en la operación ordinaria del negocio con las utilidades del periodo  más las correspondientes a periodos anteriores sin  repartir, menos  las pérdidas del periodo y de anteriores, más los incrementos patrimoniales distintos del objeto social como por ejemplo prima en colocación de acciones.

Las reservas son parte de las utilidades que se destinan para un fin específico. La  legal es de carácter  obligatorio para proteger el patrimonio y  equivale al 10% de las utilidades liquidas de cada ejercicio hasta completar por lo menos el 50% del capital suscrito. También pueden ser estatutarias y ocasionales.

La revalorización del patrimonio refleja el valor de los ajustes por inflación, los cuales  se eliminaron en Colombia a partir de En 1/2007. Las cifras acumuladas por este concepto forman parte del saldo de las cuentas respectivas para todos los efectos contables hasta su cancelación, depreciación o amortización. El saldo de la cuenta de revalorización del patrimonio puede reducirse con la partida del impuesto del patrimonio liquidado y no puede  repartirse como utilidad hasta la liquidación de la empresa.

La cifra de patrimonio sirve de referencia para  medir la generación de valor en la medida que se logre una rentabilidad sobre el patrimonio superior al costo de capital, que por supuesto debe calcularse teniendo en cuenta que el aporte de los socios tiene un costo equivalente a la mejor alternativa que ofrezca el mercado; también para calcular el valor intrínseco de la acción, patrón de comparación con el valor de mercado.

 5. ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO 

Se prepara para un periodo y muestra los ingresos netos y pagos de cualquier índole, iniciando con el saldo final del periodo anterior (cifra de balance) y terminando con el saldo final, el cual equivalente a la cifra de cierre. Es la más poderosa herramienta financiera para observar la generación periódica de recursos después de cumplir los compromisos que le corresponden, función básica del ejecutivo financiero. Su preparación es muy simple porque se limita a registrar los hechos a medida que se van presentando en un formato predeterminado, diferenciando actividades de operación, inversión y de financiación.

Para efectos de presentación a los interesados puede hacerse por un método indirecto iniciando con la cifra neta del estado de resultados y adicionando o deduciendo las partidas que no implican cobro o pago en efectivo, a saber: depreciaciones, amortizaciones y agotamiento; provisiones, diferencias por fluctuaciones cambiarias y utilidades o pérdidas en venta de activos fijos e inversiones.

Para que preste una verdadera ayuda como herramienta financiera debe hacerse  proyectado para el ejercicio separando ingresos operativos nacionales y provenientes de operaciones con el exterior de los ingresos no operacionales en las fechas que se espera recibirlos, con base en las políticas de ventas (contado y crédito) y  la experiencia acumulada. Su total equivale al 100% el cual debe descomponerse por conceptos y por cifras mensuales a recaudar y manteniendo la cifras acumulativas.

Los egresos, para efectos administrativos, deben descomponerse en:

a) fiscales,
b) laborales,
c) de funcionamiento (todo lo necesario para que la planta opere),
d) proveedores,
e) bancos y entidades financieras.

La sumatoria de los conceptos anteriores representa el total de egresos en efectivo, cifra que debe proyectarse periódicamente  en forma acumulada y descomponerse porcentualmente para ver la importancia relativa de cada uno de ellos.

Dividiendo La suma de los egresos operativos totales por el número de días hábiles, equivale al valor de  un día de tesorería, cifra muy importante gerencialmente hablando, para calcular la cifra que debe mantener disponible la empresa para atender  los desembolsos para operar. 

Es muy importante resaltar que un flujo de efectivo proyectado es el resultado de un proceso de planeación financiera que se constituye en el remate de un plan de generación de valor, herramienta fundamental para una buena gestión.

coeficiente SCO (josavere): sobrecosto por capacidad ociosa