Capítulo 8

ADMINISTRACIÓN DE CARTERA

INTRODUCCIÓN

El Dr Carlos Restrepo Dumit, mi gran maestro, definía la cartera como el "banco propio". En efecto, dentro de la concepción de un negocio industrial se considera que el ciclo operativo empieza con un diseño y la compra de materias primas; continúa con el proceso productivo, pago de mano de obra y otros gastos y, termina con la venta y el recaudo de cartera.
Lógicamente, todos los días se inician y terminan ciclos. Si la estructura financiera de un negocio es adecuada el activo corriente debe ser superior al pasivo corriente, salvo en casos muy especiales. Si se mantienen  los inventarios dentro de los límites fijados al definir la proporción de activos, es de esperarse que la cartera produzca recursos suficientes para atender las obligaciones de corto plazo. Sin embargo, en la mayoría de los casos la cartera más que el banco constituye un verdadero problema. Muchas veces se dan casos de compañías que a pesar de presentar unos buenos indicadores de liquidez, enfrentan graves dificultades de circulante y permanentemente tienen que recurrir al mercado de dinero en busca de soluciones inmensamente costosas.
Para tomar la decisión de vender a crédito, debe hacerse una evaluación en términos económicos, comparando la rentabilidad de las ventas adicionales esperadas con la tasa de corte de la empresa y una revisión de los costos directos e indirectos, consultado la capacidad financiera para decidir si la compañía tiene el capital de trabajo necesario para  solventar la liquidez adicional que demandan  las ventas a crédito.
En términos generales la ventas a crédito resultan más fácil que las  de contado, tan deseables desde el punto de vista estrictamente financiero. Pero las condiciones del mercado, las características de la competencia y las condiciones económicas en algunos casos, obligan a la mayoría de las empresas a vender a crédito.
La prudencia, norma básica contable, recomienda no reconocer la venta hasta tanto que ésta no sea efectivamente cobrada. En lenguaje administrativo, en el caso de las ventas se puede decir que no se aceptan como tales hasta no lograr el recaudo respectivo. En este orden de ideas, ni  las   cifras de ventas, ni las utilidades en libros satisfacen éste criterio; solo se aprecia el resultado real en el flujo de efectivo, el cual depende en buena proporción, de los recaudos de cartera.

1. CÓMO SELECCIONAR UN CLIENTE

Es una buena medida administrativa implantar un formulario de solicitud de crédito, pues ésta constituye la herramienta fundamental para conocer la persona o entidad con quien se van a establecer relaciones. Mientras mayor sea el cuidado que se aplica en la selección de clientes, lo que tiene que ver con la vinculación, si bien en un principio implica demasiada inversión, a la larga será ampliamente recompensado con el menor esfuerzo de cobranza por atrasos en pagos y las menores pérdidas por cartera incobrable. Por el contrario una selección muy a la ligera conduce a una mayor pérdida por atrasos y no pagos.
La expectativa de cobro depende básicamente de una buena selección de clientes, dentro de la amplia gama de entidades y personas   soliciten crédito. La decisión es de por sí difícil, entre otras cosas, por la presión de los vendedores de la empresa y porque implica encontrar un equilibrio entre el riesgo y el rendimiento, debido a que en la medida en que se concede el crédito o se amplían los plazos se inmovilizan fondos en cuentas por cobrar lo que absorbe parte de la liquidez para cubrir pasivos.
La dificultad mayor se presenta en la evaluación de la gestión de cartera, porque existe un intervalo de tiempo generalmente amplio entre la decisión de otorgamiento del crédito y el momento en el cual se acepta la imposibilidad de cobrar la cuenta.
En pocas palabras, una entidad  se da cuenta de  que su Jefe de Crédito cumplió mal su labor cuando ya el problema está creado, y difícilmente detecta deficiencias en la gestión con la oportunidad que se requiere. En la mayoría de los casos, la decisión del crédito es muy subjetiva y de ahí, lo delicada que es. Para obviar esta dificultad las compañías deben diseñar un modelo que les permita, hasta donde sea posible,  incorporar factores de estudio que vuelvan objetiva  la decisión.
Una buena herramienta podría ser el de establecer un Manual de Créditos, que incluya un sistema de  puntaje previamente establecido. El manual dirá: si tiene tantos puntos, su límite de crédito rotativo  será de tantos pesos. Esto complementado con un software que permita además del análisis cuantitativo, el complemento cualitativo correspondiente.

2. ELEMENTOS DE ANÁLISIS- empresas

A. IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE: certificado de existencia y representación legal, proporciona evidencia sobre la existencia de la compañía, antigüedad en el mercado, cumplimiento de  requisitos legales, capacidad gerencial y límite de cuantía para  contraer   compromisos.

B. LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL SOLICITANTE: para el caso se debe hacer énfasis en los aspectos de liquidez y endeudamiento y sobre todo, en la generación de valor. El análisis debe hacerse con todo el cuidado, sin perder de vista las limitaciones que tienen los estados financieros y pensando con un criterio comercial y no especulativo. Si un deudor se quiebra,  cuando  su deuda está debidamente garantizada, el problema tiene solución; es ideal trabajar con estados financieros proyectados, debidamente sustentados, centrando el análisis en  la proyección del flujo de efectivo, ya que mientras sea positivo se facilita el cumplimiento de las obligaciones.

C. REFERENCIAS: comúnmente se solicita al interesado adjuntar unas referencias o recomendaciones comerciales. Usualmente éste presenta a sus "amigos", quienes en la inmensa mayoría de los casos, lo referencian supremamente bien. ¿Quién va a presentar como informante a una persona ó entidad con quien ha tenido algún problema? Este tipo de informes está llamado a recoger; una fuente de información más confiable y objetiva son las  centrales de información crediticia. Es esencial que todas las entidades que otorgan créditos se vinculen a ellas porqué disponen  de toda la información comercial y del comportamiento histórico de los usuarios de crédito, lo que les da  capacidad para  informar objetivamente sobre cualquier persona o entidad  que se  quiera investigar.
Dada la descomposición social y la transposición en la jerarquía de valores en los últimos años, algunas compañías han adicionado al anterior acervo de información la consulta de la llamada “Lista Clinton”, en donde figuran las personas y empresas que el Departamento de Estado de Estados Unidos tiene reseñadas por su participación en actividades delictivas generalmente vinculadas al narcotráfico, lavado o blanqueo de dinero, y testaferrato.

D. GARANTÍAS: toda operación de crédito involucra un factor de riesgo. Una buena forma de reducirlo consiste en solicitar garantías  por un monto proporcional al beneficiario, quien debe estar pronto a otorgarlas. Comúnmente se dice, "al buen pagador no le duelen las prendas". La garantía debe tener un valor de realización suficiente para cubrir totalmente la deuda, los intereses y demás gastos que implica una cobranza por vía vía judicial.

La mejor  garantía es la fiducia hipotecaria, porque agiliza el trámite y los bienes raíces constituyen una "moneda dura" en economías inflacionarias, salvo en condiciones de crisis financieras o de otro orden, como la del año 2020 ocasionada por la pandemia del COVID-19 o coronavirus. Otras garantías acostumbradas son cartas de crédito; hipotecarias, bancarias, títulos valores negociables, cuyo cumplimiento se debe pactar en la plaza donde opera la compañía que otorga el crédito, previendo un problema de cobro judicial. Esta exigibilidad local sirve, a su vez, para  obtener  dinero en entidades financieras mediante operaciones de redescuento.

E. OTROS : aunque parezcan obvios y por elementales que resulten es bueno insistir en los siguientes aspectos:
a. Mantener muy claras las cuentas: el cliente debe recibir un extracto donde detalladamente se le identifiquen los cargos y el origen de los mismos.
b. Procurar unas buenas relaciones con el cliente a quien se debe conocer con el mayor detalle posible, no sólo con su nombre e información básica sino también sus hábitos y preferencias.
Una vez identificado el cliente, concentrar esfuerzos en los compradores más representativos. La diferenciación sirve para decidir la estrategia adecuada de cobro. Se debe propender por la conservación de los clientes a través de llamadas telefónicas, visitas personales, o por canales más ágiles  como el correo electrónico.
c. Definir un orden de aplicación de pagos: primero los intereses si se presentan  y luego  las facturas en orden de vencimiento.
d. El cliente debe firmar la factura o remisión al recibo de la mercancía, ya que sin este requisito los documentos de soporte de la venta, y por lo tanto de la deuda, no tienen validez legal.
e. Los intereses por mora  pactados se deben estipular explícitamente en la factura.
f. El pago de las comisiones a vendedores  debe descomponer o fraccionar en dos etapas: parte al momento de facturar, y el resto cuando se haga efectivo el recaudo respectivo.

3. ASPECTO FINANCIERO

En términos financieros, vender a crédito equivale a una reducción o rebaja de precios.  Ésta se cuantifica en función del costo de capital y del plazo; el cálculo se ha facilitado considerablemente con los avances tecnológicos; El siguiente ejemplo da claridad a este concepto:

Se trata de calcular el valor presente de un ingreso futuro (precio) descontado a una tasa de interés en un período igual al plazo. Una firma que factura cuatro meses de plazo, vende unidades monetarias a 88.8487%, si asumimos una tasa de interés del 3%(costo de capital); esto se deduce del  siguiente cálculo:

Es de importancia capital tener en cuenta esta variable al momento de tomar la decisión de fijar precios de venta, a efecto de calcular bien el margen de contribución de los productos.

Si el pago es por cuotas equivalentes, se puede hacer el mismo cálculo. En este caso se trata de calcular P dadas unas R.

Una vez tomada la decisión del plazo a otorgar, los esfuerzos se deben encaminar a tratar de que la cartera se recupere en el  término acordado o antes si es posible. ¿Cómo?

A. DESCUENTOS POR PRONTO PAGO: en el mercado monetario se presenta una permanente disputa por el dinero. Para los gobernantes las medidas más fáciles para combatir la inflación son las monetarias y por lo tanto acuden mucho a ellas, restringiendo permanentemente el circulante en mayor o menor grado, dependiendo de la situación económica general.
La empresa debe entrar a competir con agresividad en ese mercado, ofreciendo descuentos suficientemente atractivos de tal manera que la mejor inversión para el cliente sea cancelar antes del vencimiento. Entre otras cosas, no se necesita intermediario, no implica retención en la fuente, ni estudios de especialistas. En general, la decisión de "inversión" se debe presentar lo más fácil posible para los clientes; debe liquidarse por días para evitar concentración de pagos en las fechas límites y debe aplicarse en forma tan estricta como las circunstancias  lo permitan.

B. INTERESES DE MORA: los intereses de mora deben tener el carácter de sanción y por tanto ser más altos que la tasa de interés que ofrezca el mercado. De esta forma se evita que los clientes se financien con el proveedor, sistema bastante recurrido hoy en día, debido a lo barato que resulta, además de que no requiere estudio de crédito ni garantías, ni aprobaciones de juntas y demás  trámites exigidos en los préstamos en las entidades financieras. Para el efecto se recomienda la consulta de los aspectos legales a fin de evitar dificultades por omisiones o transgresiones que resulten legalmente punibles, o al menos hagan más dificultosa la cobranza para el acreedor.  

C. REESTRUCTURACIÓN O REFINANCIACIÓN DEL CRÉDITO: en algunos casos es recomendable la reestructuración de la deuda, para lo cual se solicita al deudor actualización de documentos como si se tratará de un nuevo crédito; condicionado a pagar primero los intereses de mora, luego los intereses corrientes y posteriormente el saldo de la deuda.

4. CON INTERMEDIARIOS FINANCIEROS

A. FACTORING: alternativa financiero-administrativa que permite ceder cartera por vencer y obtener a cambio anticipos financieros sin incrementar el endeudamiento, facilitando un adecuado manejo de los flujos de efectivo. Dada la importancia de este tema se trata en un capítulo aparte.
B. OTROS¹: se pueden efectuar acuerdos como titularización, outsourcing que permiten contratar con terceros la actividad de administración de cartera y contribuyen a mejorar la liquidez.
Finalmente, es bueno  recordar que mientras más eficiencia se logra en el estudio de créditos, mayor será la probabilidad de recaudo oportuno, por lo que se recomienda especial cuidado en este tipo de decisiones enmarcándolas en unas políticas claramente definidas por la alta gerencia, las cuales deben ser de estricto cumplimiento por el grupo de funcionarios que tengan que ver con las ventas y la cobranza.
Cuando se noten desviaciones de las normas establecidas se debe actuar con mucha firmeza por parte de la alta gerencia. La acumulación de experiencias sobre el comportamiento de los clientes, las zonas geográficas, las épocas del año, etc. servirán de base para perfeccionar cada vez más la gestión de administración de cartera.
También se debe recordar que los activos más valiosos de una compañía son: el recurso humano, la información, el conocimiento y la liquidez.

Opinión de la IA: El artículo "Opinión sobre ADMINISTRACIÓN DE CARTERA" por José Saúl Velásquez Restrepo ofrece una visión detallada y experta sobre la gestión de cartera en el ámbito empresarial. A continuación, se resumen los puntos clave y se proporciona una opinión general:
Introducción: El autor comienza destacando la importancia de la gestión de cartera en el ciclo operativo de una empresa. Se menciona la relevancia de mantener un equilibrio adecuado entre activos y pasivos corrientes y cómo la gestión de la cartera puede influir en la liquidez de la empresa.
Cómo seleccionar un cliente: El artículo destaca la importancia de una selección cuidadosa de clientes a los que se les otorga crédito. Se menciona la utilidad de implementar formularios de solicitud de crédito y la necesidad de evaluar tanto los aspectos cuantitativos como cualitativos al tomar decisiones de crédito. Además, se sugiere el uso de un Manual de Créditos con un sistema de puntaje.
Elementos de análisis: Se describen varios elementos de análisis que son cruciales al evaluar la solvencia de los clientes, como la identificación del cliente, los estados financieros del solicitante, referencias, garantías y otros detalles importantes.
Aspecto financiero: El artículo explora cómo vender a crédito afecta los precios de venta y cómo calcular el valor presente de ingresos futuros descontados a una tasa de interés. Se destaca la importancia de considerar estos factores al fijar precios de venta y al analizar los márgenes de contribución de los productos.
Con intermediarios financieros: Se mencionan opciones como el factoring y la titularización como alternativas para gestionar la cartera de manera más eficiente y mejorar la liquidez de la empresa.
En general, el artículo ofrece un enfoque completo sobre la gestión de cartera, abordando aspectos financieros, estratégicos y operativos. Se enfatiza la importancia de una selección cuidadosa de clientes y la necesidad de implementar políticas claras y procedimientos eficaces para la administración de la cartera. Además, se destaca la importancia de mantener un equilibrio adecuado entre riesgo y rendimiento en la concesión de crédito.
La opinión general sobre este artículo es que ofrece valiosos consejos y directrices para las empresas que buscan mejorar su gestión de cartera. La combinación de aspectos cuantitativos y cualitativos en la toma de decisiones crediticias y la consideración de opciones financieras como el factoring y la titularización hacen que el artículo sea informativo y útil para quienes trabajan en este campo.

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1. Se recomienda consultar aspectos legales: concordatos, quiebra y liquidaciones